O sistema de controle de ponto mostra um horário.

O gestor conhece a rotina da empresa.

Mas, em alguns casos, os horários registrados no ponto não parecem corresponder ao que realmente acontece durante a jornada de trabalho.

Quando isso acontece, o ideal não é simplesmente alterar os registros.

Antes de qualquer correção, é importante investigar o motivo da diferença, verificar a escala, conferir as marcações e entender o que aconteceu com o colaborador.

Essa análise ajuda o gestor e o Departamento Pessoal a evitar correções desnecessárias e a manter o controle da jornada mais organizado.

Quando o horário registrado no ponto não parece correto

Imagine uma empresa em que determinado setor normalmente inicia suas atividades às 8h.

Ao consultar os registros, o gestor percebe que alguns colaboradores aparecem frequentemente com horários diferentes do funcionamento habitual daquele setor.

A primeira reação pode ser considerar que existe um erro no sistema.

Mas existem diversas possibilidades.

Pode ter ocorrido:

• mudança de escala;
• alteração de horário;
• registro realizado em outro momento;
• esquecimento de uma marcação;
• troca de setor;
• mudança temporária na rotina;
• erro no lançamento ou tratamento da ocorrência;
• falha de comunicação entre gestor e Departamento Pessoal.

Por isso, o horário registrado deve ser analisado dentro do contexto da jornada do funcionário.

O que conferir antes de alterar o registro de ponto?

Quando existe uma diferença entre o horário registrado e a rotina conhecida pela empresa, o primeiro passo é conferir as informações disponíveis.

Observe:

• horário registrado na entrada;
• horário registrado na saída;
• intervalos;
• escala do funcionário;
• jornada prevista;
• alterações de horário;
• mudanças de setor;
• ocorrências registradas;
• justificativas apresentadas pelo colaborador.

Essa conferência permite descobrir se realmente existe uma inconsistência ou se o horário registrado é consequência de uma alteração legítima na rotina.

Também é importante ter atenção aos casos em que o colaborador simplesmente deixou de realizar uma marcação. Uma situação bastante comum é o funcionário esquecer de bater o ponto.

Nesse caso, veja também:

Funcionário esqueceu de bater o ponto. O que fazer?

O gestor conhece a rotina, mas o sistema mostra outra informação

Essa situação pode acontecer principalmente em empresas que possuem diferentes setores, escalas ou horários de trabalho.

O gestor pode saber que determinado funcionário mudou de horário, enquanto o sistema continua apresentando a configuração anterior.

Por isso, quando os horários começam a apresentar diferenças frequentes, vale verificar se a configuração da jornada continua correspondendo à realidade atual da empresa.

A conferência deve considerar não apenas a marcação do funcionário, mas também a escala e as informações utilizadas pelo sistema para realizar o tratamento da jornada.

Mudanças de setor também podem causar confusão

Um funcionário pode mudar de setor, horário ou escala durante o mês.

Se essa alteração não for acompanhada corretamente no controle de ponto, os registros podem continuar sendo analisados com base em uma configuração que já não representa a rotina daquele colaborador.

Esse tipo de situação merece atenção porque pode gerar:

• horários aparentemente incorretos;
• horas extras calculadas de maneira diferente do esperado;
• atrasos ou faltas que precisam ser conferidos;
• divergências no banco de horas;
• necessidade de correções no fechamento do período.

No seu próprio blog, você pode aprofundar esse cenário no artigo:

O funcionário troca de setor, mas o controle de ponto continua mostrando a rotina antiga

Não corrija o problema antes de descobrir a causa

Um dos cuidados mais importantes na gestão do ponto é evitar alterações feitas apenas porque determinado horário parece estranho.

Primeiro investigue. Depois trate a ocorrência.

O fato de um horário parecer diferente da rotina conhecida pelo gestor não significa, necessariamente, que o registro esteja errado.

Pode existir uma explicação relacionada à escala, ao horário do colaborador ou a alguma mudança ocorrida durante o período.

Por isso, uma boa rotina de conferência deve buscar responder três perguntas:

O que foi registrado?

Qual era a jornada prevista?

O que realmente aconteceu?

A partir dessas informações, fica muito mais fácil identificar a origem da diferença.

Acompanhe o ponto durante o mês

Outro erro comum é deixar toda a conferência para os últimos dias antes do fechamento.

Quando os registros são acompanhados durante o mês, o gestor consegue identificar situações que poderiam passar despercebidas.

Entre os pontos que podem ser acompanhados estão:

• atrasos;
• horas extras;
• faltas;
• intervalos;
• alterações de escala;
• registros incomuns;
• mudanças de jornada;
• ocorrências pendentes.

Esse acompanhamento também facilita o trabalho do Departamento Pessoal, pois reduz a quantidade de situações que precisam ser investigadas de uma só vez no fechamento.

O controle de ponto deve ajudar o gestor

Um bom controle de jornada não deve servir apenas para registrar entrada e saída.

Ele também deve permitir que a empresa acompanhe as informações da jornada e identifique situações que precisam de conferência.

Isso é especialmente importante quando a empresa possui muitos funcionários, diferentes horários ou equipes trabalhando em locais distintos.

Para empresas com colaboradores em diferentes locais, veja também:

Controle de ponto para empresas com funcionários em diferentes locais

Como evitar problemas no fechamento do ponto?

Uma rotina simples de conferência pode ajudar a reduzir problemas no final do período.

O responsável pode acompanhar os registros regularmente e verificar as ocorrências à medida que elas aparecem.

Antes do fechamento, é importante conferir:

1. se os horários registrados correspondem à jornada;
2. se existem marcações faltantes;
3. se houve alteração de escala;
4. se existem ocorrências pendentes;
5. se as horas extras foram analisadas;
6. se o banco de horas apresenta informações coerentes;
7. se as divergências foram devidamente verificadas.

Quanto mais cedo uma inconsistência é identificada, mais fácil tende a ser investigar sua origem.

O sistema de controle de ponto pode facilitar essa análise

Quando as informações estão organizadas em um sistema de controle de ponto, o gestor consegue consultar os registros e acompanhar as ocorrências com mais facilidade.

Isso pode ajudar principalmente empresas que precisam administrar diferentes jornadas, escalas e equipes.

O objetivo não é simplesmente ter um equipamento para registrar horários.

O mais importante é conseguir transformar os registros em informações úteis para a gestão da jornada.

Por isso, ao avaliar uma solução de controle de ponto, também vale considerar a facilidade de acompanhamento, os relatórios disponíveis e a forma como o Departamento Pessoal realiza as conferências.

Para entender melhor essa escolha, veja:

Como escolher o relógio de ponto ideal para sua empresa?

Perguntas frequentes

O que fazer quando o horário registrado no ponto não corresponde à rotina?

O primeiro passo é investigar a situação. Confira a jornada prevista, a escala, os registros realizados e possíveis alterações ocorridas antes de fazer qualquer correção.

Um horário diferente significa que o ponto está errado?

Não necessariamente. Uma diferença pode estar relacionada a uma alteração de escala, mudança de horário, registro realizado em outro momento ou outra situação que precisa ser verificada.

Por que acompanhar o ponto durante o mês?

Porque o acompanhamento permite identificar inconsistências antes do fechamento da jornada, facilitando a investigação e o tratamento das ocorrências.

Mudança de setor pode afetar o controle de ponto?

Sim. Quando um funcionário muda de setor ou de rotina, é importante conferir se as informações utilizadas no controle de jornada correspondem à nova realidade.

O controle de ponto ajuda o Departamento Pessoal?

Sim. Registros organizados e informações acessíveis podem facilitar a conferência de jornadas, ocorrências, horas extras e banco de horas.

Conclusão

Quando os horários registrados no ponto não parecem corresponder à rotina da empresa, o melhor caminho não é simplesmente alterar as informações.

O primeiro passo é investigar.

Confira a jornada prevista, a escala, os registros realizados e as mudanças ocorridas durante o período.

Uma rotina de acompanhamento também ajuda o gestor e o Departamento Pessoal a identificar inconsistências antes do fechamento do ponto.

Mais do que registrar horários, o controle de jornada deve ajudar a empresa a entender, acompanhar e organizar as informações relacionadas à jornada dos colaboradores.

A Suporte Relógio Ponto trabalha com soluções para controle de jornada e pode auxiliar empresas na escolha, configuração e manutenção de sistemas de controle de ponto.