O sistema de controle de ponto mostra um horário.
O gestor conhece a rotina da empresa.
Mas, em alguns casos, os horários registrados no ponto não parecem corresponder ao que realmente acontece durante a jornada de trabalho.
Quando isso acontece, o ideal não é simplesmente alterar os registros.
Antes de qualquer correção, é importante investigar o motivo da diferença, verificar a escala, conferir as marcações e entender o que aconteceu com o colaborador.
Essa análise ajuda o gestor e o Departamento Pessoal a evitar correções desnecessárias e a manter o controle da jornada mais organizado.
Quando o horário registrado no ponto não parece correto
Imagine uma empresa em que determinado setor normalmente inicia suas atividades às 8h.
Ao consultar os registros, o gestor percebe que alguns colaboradores aparecem frequentemente com horários diferentes do funcionamento habitual daquele setor.
A primeira reação pode ser considerar que existe um erro no sistema.
Mas existem diversas possibilidades.
Pode ter ocorrido:
- mudança de escala;
- alteração de horário;
- registro realizado em outro momento;
- esquecimento de uma marcação;
- troca de setor;
- mudança temporária na rotina;
- erro no lançamento ou tratamento da ocorrência;
- falha de comunicação entre gestor e Departamento Pessoal.
Por isso, o horário registrado deve ser analisado dentro do contexto da jornada do funcionário.
O que conferir antes de alterar o registro de ponto?
Quando existe uma diferença entre o horário registrado e a rotina conhecida pela empresa, o primeiro passo é conferir as informações disponíveis.
Observe:
- horário registrado na entrada;
- horário registrado na saída;
- intervalos;
- escala do funcionário;
- jornada prevista;
- alterações de horário;
- mudanças de setor;
- ocorrências registradas;
- justificativas apresentadas pelo colaborador.
Essa conferência permite descobrir se realmente existe uma inconsistência ou se o horário registrado é consequência de uma alteração legítima na rotina.
Também é importante ter atenção aos casos em que o colaborador simplesmente deixou de realizar uma marcação. Uma situação bastante comum é o funcionário esquecer de bater o ponto.
Nesse caso, veja também:
Funcionário esqueceu de bater o ponto. O que fazer?
O gestor conhece a rotina, mas o sistema mostra outra informação
Essa situação pode acontecer principalmente em empresas que possuem diferentes setores, escalas ou horários de trabalho.
O gestor pode saber que determinado funcionário mudou de horário, enquanto o sistema continua apresentando a configuração anterior.
Por isso, quando os horários começam a apresentar diferenças frequentes, vale verificar se a configuração da jornada continua correspondendo à realidade atual da empresa.
A conferência deve considerar não apenas a marcação do funcionário, mas também a escala e as informações utilizadas pelo sistema para realizar o tratamento da jornada.
Mudanças de setor também podem causar confusão
Um funcionário pode mudar de setor, horário ou escala durante o mês.
Se essa alteração não for acompanhada corretamente no controle de ponto, os registros podem continuar sendo analisados com base em uma configuração que já não representa a rotina daquele colaborador.
Esse tipo de situação merece atenção porque pode gerar:
- horários aparentemente incorretos;
- horas extras calculadas de maneira diferente do esperado;
- atrasos ou faltas que precisam ser conferidos;
- divergências no banco de horas;
- necessidade de correções no fechamento do período.
No seu próprio blog, você pode aprofundar esse cenário no artigo:
O funcionário troca de setor, mas o controle de ponto continua mostrando a rotina antiga
Não corrija o problema antes de descobrir a causa
Um dos cuidados mais importantes na gestão do ponto é evitar alterações feitas apenas porque determinado horário parece estranho.
Primeiro investigue. Depois trate a ocorrência.
O fato de um horário parecer diferente da rotina conhecida pelo gestor não significa, necessariamente, que o registro esteja errado.
Pode existir uma explicação relacionada à escala, ao horário do colaborador ou a alguma mudança ocorrida durante o período.
Por isso, uma boa rotina de conferência deve buscar responder três perguntas:
O que foi registrado?
Qual era a jornada prevista?
O que realmente aconteceu?
A partir dessas informações, fica muito mais fácil identificar a origem da diferença.
Acompanhe o ponto durante o mês
Outro erro comum é deixar toda a conferência para os últimos dias antes do fechamento.
Quando os registros são acompanhados durante o mês, o gestor consegue identificar situações que poderiam passar despercebidas.
Entre os pontos que podem ser acompanhados estão:
- atrasos;
- horas extras;
- faltas;
- intervalos;
- alterações de escala;
- registros incomuns;
- mudanças de jornada;
- ocorrências pendentes.
Esse acompanhamento também facilita o trabalho do Departamento Pessoal, pois reduz a quantidade de situações que precisam ser investigadas de uma só vez no fechamento.
O controle de ponto deve ajudar o gestor
Um bom controle de jornada não deve servir apenas para registrar entrada e saída.
Ele também deve permitir que a empresa acompanhe as informações da jornada e identifique situações que precisam de conferência.
Isso é especialmente importante quando a empresa possui muitos funcionários, diferentes horários ou equipes trabalhando em locais distintos.
Para empresas com colaboradores em diferentes locais, veja também:
Controle de ponto para empresas com funcionários em diferentes locais
Como evitar problemas no fechamento do ponto?
Uma rotina simples de conferência pode ajudar a reduzir problemas no final do período.
O responsável pode acompanhar os registros regularmente e verificar as ocorrências à medida que elas aparecem.
Antes do fechamento, é importante conferir:
- se os horários registrados correspondem à jornada;
- se existem marcações faltantes;
- se houve alteração de escala;
- se existem ocorrências pendentes;
- se as horas extras foram analisadas;
- se o banco de horas apresenta informações coerentes;
- se as divergências foram devidamente verificadas.
Quanto mais cedo uma inconsistência é identificada, mais fácil tende a ser investigar sua origem.
O sistema de controle de ponto pode facilitar essa análise
Quando as informações estão organizadas em um sistema de controle de ponto, o gestor consegue consultar os registros e acompanhar as ocorrências com mais facilidade.
Isso pode ajudar principalmente empresas que precisam administrar diferentes jornadas, escalas e equipes.
O objetivo não é simplesmente ter um equipamento para registrar horários.
O mais importante é conseguir transformar os registros em informações úteis para a gestão da jornada.
Por isso, ao avaliar uma solução de controle de ponto, também vale considerar a facilidade de acompanhamento, os relatórios disponíveis e a forma como o Departamento Pessoal realiza as conferências.
Para entender melhor essa escolha, veja:
Como escolher o relógio de ponto ideal para sua empresa?
Perguntas frequentes
O que fazer quando o horário registrado no ponto não corresponde à rotina?
O primeiro passo é investigar a situação. Confira a jornada prevista, a escala, os registros realizados e possíveis alterações ocorridas antes de fazer qualquer correção.
Um horário diferente significa que o ponto está errado?
Não necessariamente. Uma diferença pode estar relacionada a uma alteração de escala, mudança de horário, registro realizado em outro momento ou outra situação que precisa ser verificada.
Por que acompanhar o ponto durante o mês?
Porque o acompanhamento permite identificar inconsistências antes do fechamento da jornada, facilitando a investigação e o tratamento das ocorrências.
Mudança de setor pode afetar o controle de ponto?
Sim. Quando um funcionário muda de setor ou de rotina, é importante conferir se as informações utilizadas no controle de jornada correspondem à nova realidade.
O controle de ponto ajuda o Departamento Pessoal?
Sim. Registros organizados e informações acessíveis podem facilitar a conferência de jornadas, ocorrências, horas extras e banco de horas.
Conclusão
Quando os horários registrados no ponto não parecem corresponder à rotina da empresa, o melhor caminho não é simplesmente alterar as informações.
O primeiro passo é investigar.
Confira a jornada prevista, a escala, os registros realizados e as mudanças ocorridas durante o período.
Uma rotina de acompanhamento também ajuda o gestor e o Departamento Pessoal a identificar inconsistências antes do fechamento do ponto.
Mais do que registrar horários, o controle de jornada deve ajudar a empresa a entender, acompanhar e organizar as informações relacionadas à jornada dos colaboradores.
A Suporte Relógio Ponto trabalha com soluções para controle de jornada e pode auxiliar empresas na escolha, configuração e manutenção de sistemas de controle de ponto.
