Controlar a jornada de funcionários que trabalham fora da sede pode ser um desafio para empresas que possuem técnicos, vendedores, instaladores, equipes de manutenção, profissionais de campo ou colaboradores distribuídos em diferentes unidades.
Quando os registros dependem de mensagens, planilhas ou anotações manuais, o Departamento Pessoal pode ter mais dificuldade para conferir horários, intervalos, horas extras e banco de horas.
Por isso, escolher uma solução adequada para a realidade da empresa é fundamental.
O desafio de controlar funcionários que trabalham fora da empresa
Nem todos os colaboradores trabalham atrás de uma mesa ou dentro de uma unidade fixa.
Existem empresas que possuem equipes de:
- assistência técnica;
- manutenção;
- instalação;
- vendas externas;
- construção civil;
- entregas;
- serviços de campo;
- suporte técnico;
- atendimento externo.
Nesses casos, um relógio de ponto instalado somente na sede pode não atender completamente à rotina da equipe.
A empresa precisa pensar não apenas em como o funcionário fará a marcação, mas também em como o Departamento Pessoal irá acompanhar e tratar essas informações.
Funcionário externo pode bater o ponto pelo celular?
Essa é uma das dúvidas mais comuns.
Existem soluções que permitem o registro da jornada por dispositivos móveis, dependendo da modalidade adotada e das características da solução.
Para empresas com equipes externas, um aplicativo pode facilitar o registro da jornada quando o colaborador não está fisicamente na sede.
Mas a escolha não deve considerar apenas a facilidade de bater o ponto.
Também é importante analisar como os registros serão armazenados, acompanhados e tratados pelo responsável pela jornada.
Para entender melhor as diferenças entre as opções disponíveis, veja:
Relógio de Ponto ou Aplicativo: qual é a melhor escolha para sua empresa?
Caso prático: uma equipe trabalhando em várias cidades
Imagine uma empresa de manutenção predial localizada em Estância Velha.
Durante a semana, seus técnicos podem atender clientes em Novo Hamburgo, Campo Bom, São Leopoldo e outras cidades da região.
No começo, os horários eram enviados por WhatsApp.
No final do mês, o responsável precisava reunir mensagens, conferir planilhas e descobrir quais informações deveriam ser utilizadas no fechamento.
O problema não era apenas o tempo gasto.
Também existia o risco de informações incompletas, registros esquecidos ou divergências difíceis de esclarecer.
Com uma solução de controle de jornada adequada para equipes externas, os registros podem ser centralizados, facilitando o acompanhamento pelo responsável.
Controle de ponto não significa apenas relógio instalado na parede
Quando alguém fala em controle de ponto, é comum imaginar um relógio instalado na entrada da empresa.
Mas existem diferentes modalidades e formas de registro eletrônico.
Uma equipe que trabalha em uma unidade fixa pode utilizar um relógio de ponto.
Já colaboradores que trabalham externamente podem utilizar uma solução móvel, quando essa modalidade for adequada à operação e às regras aplicáveis.
Em algumas empresas, inclusive, pode fazer sentido utilizar diferentes formas de registro dentro da mesma estrutura de gestão.
O objetivo é encontrar uma solução que acompanhe a realidade da jornada.
E quando existem várias cidades?
Esse cenário é comum na Região Metropolitana de Porto Alegre.
Uma empresa sediada em Sapucaia do Sul pode possuir funcionários atendendo clientes em Esteio, São Leopoldo e Canoas.
Uma construtora de Eldorado do Sul pode possuir equipes trabalhando simultaneamente em diferentes obras.
Uma empresa de instalações de Campo Bom pode enviar técnicos diariamente para municípios próximos.
Quanto mais distribuída estiver a equipe, maior é a importância de centralizar as informações.
Empresas de construção civil também enfrentam esse desafio
Na construção civil, os colaboradores podem trabalhar em diferentes obras durante o mesmo período.
Isso torna importante analisar como os registros serão realizados em cada local.
Uma empresa pode possuir uma obra em Porto Alegre, outra em Canoas e outra em Gravataí.
Nesse cenário, o controle de jornada precisa acompanhar a operação real.
Não basta perguntar:
“Qual relógio de ponto vamos comprar?”
É necessário perguntar:
“Como nossos funcionários realmente trabalham?”
Essa análise ajuda a identificar a solução mais adequada.
O que a empresa ganha com um controle organizado?
Uma solução adequada pode facilitar:
- o acompanhamento da jornada;
- a conferência de horas extras;
- o controle do banco de horas;
- a identificação de ocorrências;
- a organização das informações;
- o trabalho do Departamento Pessoal;
- o fechamento do período.
Além disso, gestores podem ter uma visão mais clara da rotina das equipes.
Funcionários externos e banco de horas
Equipes externas também podem gerar horas extras e compensações.
Por isso, não basta controlar somente a marcação.
É importante acompanhar o saldo da jornada.
Se um funcionário realizou horas adicionais e posteriormente compensou parte delas, essas movimentações precisam ser consideradas no controle.
Veja também:
Banco de horas: onde as empresas mais erram no controle das horas
Funcionários externos e fechamento da folha
Quanto mais distribuída estiver a equipe, maior pode ser a quantidade de informações que precisam ser conferidas.
Uma marcação esquecida.
Uma alteração de horário.
Uma hora extra.
Uma compensação.
Uma ausência.
Quando esses dados ficam espalhados em mensagens e planilhas, o fechamento pode se tornar mais trabalhoso.
Por isso, acompanhar as ocorrências durante o período é melhor do que tentar reconstruir tudo no final.
Veja também:
Fechamento da folha atrasado: quando o problema começa no controle de ponto
Funcionário esqueceu de registrar o ponto
Mesmo com uma solução adequada, pode acontecer de o funcionário esquecer uma marcação.
A empresa precisa possuir um procedimento para identificar e tratar essa ocorrência.
Quanto mais organizado estiver o sistema, mais fácil será localizar a divergência e encaminhá-la para análise.
Veja nosso artigo:
Funcionário esqueceu de bater o ponto. O que fazer?
Como escolher uma solução para funcionários externos?
Antes de contratar um sistema, faça algumas perguntas.
Onde os funcionários trabalham?
Identifique se trabalham na sede, em obras, clientes, ruas ou diferentes unidades.
Como eles realizam as marcações?
Avalie se o registro será feito em relógio, aplicativo ou outra modalidade disponível.
Como o Departamento Pessoal vai acompanhar os registros?
Essa pergunta é tão importante quanto saber como o funcionário fará a marcação.
Existe banco de horas?
Se houver, verifique como os créditos, débitos e compensações serão acompanhados.
Existem diferentes jornadas?
Escalas e horários diferentes precisam ser considerados na configuração da solução.
A empresa pretende crescer?
Uma solução escolhida hoje deve ser capaz de acompanhar o crescimento da operação.
A Portaria 671 e as equipes externas
A escolha de uma solução de registro eletrônico também deve considerar as regras aplicáveis à modalidade adotada.
A Portaria 671 estabelece requisitos relacionados aos sistemas eletrônicos de registro de ponto e contempla modalidades como REP-C, REP-A e REP-P.
Por isso, empresas com equipes externas devem avaliar não apenas a praticidade da solução, mas também sua adequação às regras aplicáveis.
Para entender melhor o assunto:
Portaria 671: como ela impacta o controle de ponto nas empresas
É possível utilizar relógio de ponto e aplicativo?
Dependendo da solução adotada, uma empresa pode trabalhar com diferentes formas de registro integradas ao mesmo ambiente de gestão.
Por exemplo:
Equipe administrativa: relógio de ponto na sede.
Técnicos externos: solução móvel.
Equipe de obra: solução adequada à rotina do local.
O importante é que a empresa tenha uma estrutura de gestão capaz de centralizar e organizar as informações.
Dica da Suporte Relógio Ponto
Antes de escolher uma solução para funcionários externos, não pense apenas:
“Como o colaborador vai bater o ponto?”
Pense também:
“Como o Departamento Pessoal vai conferir, tratar e fechar essas informações?”
Essa segunda pergunta é fundamental.
Uma solução pode facilitar muito a marcação, mas também precisa facilitar a gestão.
Perguntas frequentes
Funcionário externo pode registrar o ponto pelo celular?
Existem soluções que permitem o registro por dispositivos móveis. A utilização deve considerar a modalidade adotada, as regras aplicáveis e a configuração da empresa.
Uma empresa pode utilizar relógio e aplicativo?
Dependendo da solução contratada, é possível utilizar diferentes formas de registro dentro de uma estrutura integrada.
Como controlar funcionários que trabalham em várias cidades?
Uma solução que centralize os registros pode facilitar o acompanhamento das diferentes equipes e locais de trabalho.
Empresas de construção civil podem utilizar esse tipo de controle?
Sim. Empresas com equipes distribuídas em diferentes obras podem avaliar soluções adequadas à sua operação.
O sistema também ajuda no banco de horas?
Dependendo da solução e da configuração utilizada, o sistema pode facilitar o acompanhamento de créditos, débitos e compensações.
A Suporte Relógio Ponto atende empresas da Região Metropolitana
A Suporte Relógio Ponto atende empresas de Porto Alegre, Canoas, Campo Bom, Estância Velha, Sapucaia do Sul, Esteio, São Leopoldo, Novo Hamburgo, Eldorado do Sul e outras cidades da região.
Auxiliamos empresas de diferentes segmentos na escolha, implantação e utilização de soluções para controle da jornada.
Trabalhamos com equipamentos de controle de ponto e soluções de gestão como o Secullum RH, oferecendo suporte especializado para empresas que precisam organizar melhor sua rotina.
Se sua empresa possui funcionários externos, equipes em obras ou colaboradores trabalhando em diferentes cidades, podemos analisar a realidade da operação e ajudar na escolha da solução adequada.
Conheça outros conteúdos sobre controle de ponto e gestão de jornada.
Conclusão
Controlar funcionários que trabalham em diferentes locais não precisa significar depender de planilhas, mensagens ou controles improvisados.
Com uma solução adequada, a empresa pode organizar melhor a jornada, facilitar o trabalho do Departamento Pessoal e acompanhar as informações com mais eficiência.
O mais importante é escolher a tecnologia a partir da realidade da empresa.
Onde os funcionários trabalham, como realizam as marcações e como o Departamento Pessoal acompanha essas informações são fatores fundamentais para essa decisão.
Se a sua empresa possui equipes externas ou funcionários distribuídos em diferentes locais, vale analisar se o modelo atual de controle de jornada ainda atende às necessidades da operação.
Para entender como uma solução de gestão pode reunir essas informações e organizar o controle da jornada, veja também nosso conteúdo completo sobre Secullum RH e gestão de ponto em Porto Alegre e Região.
