Empresas de limpeza e conservação possuem uma característica que torna o controle da jornada especialmente desafiador: os funcionários nem sempre trabalham na sede da empresa.
Uma equipe pode atuar em um condomínio, outra em uma clínica, outra em um escritório e outra em uma empresa localizada em uma cidade diferente.
Nesse cenário, controlar corretamente horários, intervalos, faltas e horas extras exige uma solução que acompanhe a realidade da operação.
Por que o controle de ponto é um desafio para empresas de limpeza?
Imagine uma empresa de limpeza localizada em Guaíba.
Ela possui funcionários trabalhando em condomínios, escritórios, clínicas, lojas e outros estabelecimentos de diferentes cidades.
O escritório sabe quais contratos possui, mas surge uma pergunta importante:
Como controlar corretamente a jornada de cada colaborador quando os funcionários estão trabalhando em vários locais?
Esse é um dos principais desafios das empresas de limpeza e conservação.
Uma equipe, vários locais de trabalho
Diferentemente de uma empresa em que todos os funcionários chegam ao mesmo endereço, empresas terceirizadas precisam administrar equipes distribuídas.
Um colaborador pode trabalhar em um condomínio.
Outro pode atuar em uma clínica.
Outro em uma empresa.
Outro pode atender um cliente diferente durante determinados períodos.
Quanto maior a quantidade de contratos e funcionários, maior tende a ser a necessidade de organizar essas informações.
Caso prático
Ricardo administra uma empresa de conservação em Guaíba.
Sua equipe atende clientes em Eldorado do Sul, Porto Alegre e Canoas.
No início, os horários eram enviados pelos responsáveis de cada local.
Quando chegava o momento de fechar a folha, Ricardo precisava reunir as informações e conferir cada funcionário.
Uma alteração de horário, ausência de registro ou troca de colaborador podia gerar uma nova conferência.
Depois que a empresa passou a utilizar uma solução adequada de controle de jornada, os registros ficaram mais organizados e o acompanhamento das equipes foi facilitado.
O problema das planilhas
Planilhas podem funcionar em operações pequenas, mas começam a ficar mais difíceis de administrar conforme aumenta o número de funcionários e locais de trabalho.
Imagine precisar conferir manualmente:
- horário de entrada;
- horário de saída;
- intervalos;
- faltas;
- atrasos;
- horas extras;
- trocas de funcionários;
- alterações de jornada;
- compensações.
Além do tempo gasto, informações espalhadas em diferentes controles podem aumentar o trabalho do Departamento Pessoal.
Por isso, centralizar os registros pode tornar a rotina mais organizada.
Controle de ponto centralizado
Um sistema de controle de ponto permite reunir as informações da jornada em um ambiente de gestão.
O gestor pode acompanhar os registros e o Departamento Pessoal pode utilizar essas informações nas conferências necessárias antes do fechamento da folha.
Para empresas terceirizadas, essa organização pode representar uma diferença significativa na rotina administrativa.
Veja também:
5 sinais de que sua empresa precisa trocar o sistema de controle de ponto
Funcionários trabalhando em diferentes cidades
Esse cenário é bastante comum na Região Metropolitana de Porto Alegre.
Uma empresa de limpeza de Guaíba pode atender um condomínio em Porto Alegre.
Uma equipe de Eldorado do Sul pode trabalhar em um cliente de Canoas.
Uma empresa de Alvorada pode possuir contratos em diferentes municípios.
A distância entre a sede e o local onde o serviço é prestado não precisa significar falta de organização.
O importante é utilizar uma solução compatível com a realidade da empresa.
Para empresas que possuem equipes distribuídas, também recomendamos:
Controle de ponto para empresas com funcionários em diferentes locais
Relógio de ponto ou aplicativo?
Essa é uma decisão que depende da estrutura de cada contrato.
Em alguns locais, pode ser possível utilizar um relógio de ponto.
Em equipes que trabalham externamente, uma solução móvel pode ser mais adequada, conforme a modalidade adotada e as regras aplicáveis.
Em determinadas operações, diferentes formas de registro podem fazer parte da mesma estrutura de gestão.
Por isso, a pergunta não deve ser simplesmente:
“Qual equipamento devemos comprar?”
O mais importante é entender:
“Como nossos funcionários realmente trabalham?”
Veja:
Relógio de ponto ou aplicativo: qual é a melhor escolha para sua empresa?
E quando o funcionário trabalha em vários clientes?
Esse é um ponto que merece atenção.
Uma empresa pode possuir contratos com diferentes clientes e escalas específicas.
Um funcionário pode permanecer durante determinado período em um cliente e depois ser transferido para outro.
Nessas situações, a empresa precisa ter uma visão organizada das jornadas e das equipes.
Quanto mais informações estiverem centralizadas, mais fácil será acompanhar alterações e ocorrências.
Como controlar horas extras e banco de horas?
Empresas de limpeza e conservação também precisam acompanhar horas extras, compensações e eventuais saldos de banco de horas.
Quando esses controles são realizados manualmente, aumenta a necessidade de conferências.
Um sistema adequado pode facilitar o acompanhamento das informações da jornada, conforme as regras e configurações adotadas pela empresa.
Veja também:
Banco de horas: onde as empresas mais erram no controle das horas
E se o funcionário esquecer de bater o ponto?
Mesmo com um sistema organizado, uma ocorrência pode acontecer.
O colaborador pode esquecer uma marcação de entrada, saída ou intervalo.
Nessa situação, a empresa precisa possuir um procedimento para identificar e tratar a ocorrência.
Quanto mais organizado estiver o controle da jornada, mais fácil será localizar a divergência e realizar a conferência necessária.
Veja:
Funcionário esqueceu de bater o ponto. O que fazer?
O controle também ajuda no fechamento da folha
Quando existem muitos funcionários trabalhando em diferentes locais, o fechamento da folha pode exigir uma grande quantidade de conferências.
É necessário verificar registros, faltas, atrasos, horas extras, intervalos e outras ocorrências.
Se essas informações estiverem espalhadas em mensagens e planilhas, o processo pode ficar ainda mais trabalhoso.
Por isso, acompanhar as ocorrências durante o período é mais eficiente do que tentar reconstruir todas as informações no final do mês.
Veja também:
Fechamento da folha atrasado: quando o problema começa no controle de ponto
O que avaliar antes de escolher uma solução?
Empresas de limpeza e conservação devem avaliar alguns pontos antes de escolher um sistema.
Quantos funcionários existem?
A solução precisa acompanhar o tamanho atual da equipe e o crescimento esperado.
Quantos clientes a empresa atende?
Quanto maior a quantidade de contratos, maior pode ser a necessidade de organização.
Onde os funcionários trabalham?
Avalie se existem unidades fixas, condomínios, clínicas, escritórios, lojas ou outros locais.
Existem equipes externas?
Se os colaboradores trabalham fora da sede, a empresa deve considerar uma solução adequada para essa realidade.
Existem diferentes jornadas?
Escalas e horários variados precisam ser considerados durante a configuração.
Como o Departamento Pessoal acompanha as informações?
Esse ponto é fundamental.
Não basta facilitar a marcação do funcionário.
A solução também deve facilitar a gestão.
A Portaria 671 deve ser considerada
Ao escolher uma solução de registro eletrônico de jornada, a empresa também deve considerar as regras aplicáveis à modalidade adotada.
A Portaria 671 estabelece requisitos relacionados aos sistemas eletrônicos de registro de ponto e contempla modalidades como REP-C, REP-A e REP-P.
Por isso, empresas de limpeza e conservação devem avaliar não apenas a praticidade do registro, mas também a adequação da solução à operação e às regras aplicáveis.
Saiba mais:
Portaria 671: como ela impacta o controle de ponto nas empresas
Dica da Suporte Relógio Ponto
Empresas terceirizadas devem avaliar o controle de ponto pensando em toda a operação.
Antes de escolher uma solução, liste:
- clientes atendidos;
- endereços;
- quantidade de funcionários;
- equipes;
- jornadas;
- escalas;
- necessidade de horas extras;
- utilização de banco de horas;
- forma de acompanhamento pelo Departamento Pessoal.
Essa análise ajuda a identificar qual estrutura realmente faz sentido.
Perguntas frequentes
Empresas de limpeza podem utilizar aplicativo de ponto?
Existem soluções móveis que podem ser utilizadas por equipes externas, conforme a modalidade adotada, a configuração da empresa e as regras aplicáveis.
Como controlar funcionários que trabalham em vários clientes?
O ideal é utilizar uma solução que permita organizar e centralizar os registros das diferentes equipes e locais de trabalho.
É possível controlar várias equipes?
Dependendo da solução utilizada, é possível trabalhar com diferentes grupos, jornadas e estruturas.
O sistema ajuda a controlar horas extras?
Registros organizados facilitam a identificação e a conferência das horas realizadas além da jornada.
Empresas de limpeza podem utilizar relógio de ponto?
Dependendo da estrutura do local e da modalidade escolhida, o relógio de ponto pode ser uma alternativa para equipes que trabalham em unidades fixas.
É possível utilizar relógio e aplicativo na mesma empresa?
Dependendo da solução contratada, diferentes formas de registro podem ser utilizadas dentro de uma estrutura integrada.
A Suporte Relógio Ponto atende empresas da região
A Suporte Relógio Ponto atende empresas de Guaíba, Eldorado do Sul, Alvorada, Porto Alegre, Canoas, Esteio, Sapucaia do Sul e outras cidades da Região Metropolitana.
Trabalhamos com equipamentos de controle de ponto e soluções de gestão como o Secullum RH, auxiliando empresas na escolha, implantação, configuração, treinamento e suporte.
Cada operação possui características próprias.
Por isso, nossa orientação é avaliar primeiro a rotina da empresa e depois escolher a solução mais adequada.
Conclusão
Empresas de limpeza e conservação enfrentam um desafio particular: administrar funcionários que trabalham em diferentes clientes, endereços e cidades.
Um controle de jornada bem estruturado ajuda a centralizar informações, reduzir retrabalho e facilitar a administração das equipes.
Mais do que registrar horários, o objetivo é transformar a jornada em uma informação organizada para o gestor e para o Departamento Pessoal.
Se sua empresa possui equipes distribuídas em diferentes clientes, vale avaliar se o sistema atual realmente acompanha a realidade da operação.
