Funcionários trabalham fora da empresa? Veja como organizar o controle de jornada quando a equipe não fica no mesmo local.
O funcionário sai pela manhã para atender um cliente.
Depois segue para outro endereço.
No final do dia, o gestor precisa saber se a jornada foi cumprida.
Mas como acompanhar os horários quando o funcionário praticamente não fica dentro da empresa?
Essa é uma realidade cada vez mais comum em empresas de manutenção, assistência técnica, vendas, serviços, transportadoras e outras atividades que possuem equipes externas.
Quando o controle depende de mensagens, planilhas ou informações enviadas posteriormente, o trabalho do gestor e do Departamento Pessoal pode aumentar bastante.
Funcionário externo exige uma gestão diferente
Nem toda jornada acontece dentro da empresa.
Existem profissionais que passam boa parte do dia atendendo clientes, realizando visitas, fazendo instalações ou executando serviços em diferentes endereços.
Nesses casos, o desafio não é simplesmente saber onde o funcionário está.
O objetivo é manter um registro organizado da jornada realizada.
Uma solução como o Secullum RH pode oferecer recursos de registro por aplicativo, inclusive com recursos de localização, permitindo que a empresa adapte o controle à realidade de equipes externas.
Caso Prático
Carlos administra uma empresa de serviços em Bagé.
Parte da equipe trabalha diariamente em locais diferentes.
Durante algum tempo, o controle dependia de mensagens enviadas pelos funcionários.
Cada pessoa informava seus horários de uma maneira diferente.
No fechamento, Carlos precisava reunir todas essas informações para descobrir quando cada colaborador havia iniciado, interrompido e encerrado a jornada.
O processo consumia tempo e ainda deixava dúvidas.
Carlos percebeu que precisava de uma forma mais organizada de acompanhar os registros.
O que a empresa precisa acompanhar?
Quando existem funcionários externos, é importante organizar informações como:
- início da jornada;
- término da jornada;
- intervalos;
- alterações de horário;
- ocorrências;
- registros necessários para o fechamento.
A tecnologia ajuda justamente a centralizar essas informações.
O Secullum também possui recursos específicos para atividades realizadas por funcionários externos, permitindo registrar determinadas operações e seus horários por aplicativo ou web.
Aplicativo pode facilitar o controle
Para equipes que passam o dia fora da empresa, o aplicativo pode ser uma alternativa prática ao controle baseado em mensagens ou planilhas.
O colaborador realiza o registro pelo celular, enquanto o responsável pelo controle consegue consultar as informações dentro do sistema.
Isso pode reduzir a quantidade de informações espalhadas em diferentes canais.
Para entender melhor quando essa alternativa pode fazer sentido, veja também Controle de ponto por aplicativo: vale a pena para pequenas e médias empresas?.
Não é apenas uma questão de localização
Um erro comum é pensar que controlar funcionário externo significa simplesmente acompanhar sua localização.
Na prática, o objetivo principal é organizar a jornada de trabalho.
A localização pode ser um recurso complementar, dependendo da solução e das regras definidas pela empresa.
O mais importante é que o processo permita identificar os registros necessários para a administração da jornada.
E quando existem vários clientes?
Imagine uma empresa de assistência técnica com profissionais atendendo clientes em Bagé, Dom Pedrito, Pelotas e outras cidades.
Se cada técnico informar seus horários por WhatsApp, ligação ou planilha, o Departamento Pessoal terá que reunir essas informações posteriormente.
Com os registros centralizados, o acompanhamento tende a ser muito mais organizado.
Essa mesma lógica vale para vendedores externos, equipes de manutenção, instaladores, representantes comerciais e profissionais que trabalham em diferentes locais.
O controle precisa acompanhar a rotina
Não adianta criar um processo complicado que os funcionários não consigam utilizar no dia a dia.
A solução precisa ser compatível com a rotina da equipe.
Por isso, antes de escolher um sistema, vale analisar:
- quantos funcionários trabalham externamente;
- quantos locais são atendidos;
- se existe necessidade de localização;
- como são realizados os intervalos;
- como o Departamento Pessoal acompanha as ocorrências;
- como as informações chegam ao fechamento da folha.
Para empresas que estão avaliando uma solução mais completa, recomendamos também Como escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa.
Dica da Suporte Relógio Ponto
Se sua empresa possui funcionários externos, evite depender exclusivamente de mensagens, planilhas ou informações enviadas no final do mês.
Defina um procedimento claro para os registros e escolha uma ferramenta que acompanhe a realidade da operação.
Quanto mais organizada estiver a informação durante o mês, mais simples será o trabalho no fechamento.
Esse cuidado também ajuda a reduzir o retrabalho causado por registros incompletos ou informações desencontradas. Veja ainda O funcionário registrou o ponto, mas a marcação não aparece no sistema? para entender outra situação comum no acompanhamento da jornada.
Perguntas Frequentes
Funcionários externos podem registrar o ponto pelo celular?
Dependendo da solução contratada, sim. O Secullum RH disponibiliza aplicativos para inclusão de ponto e acompanhamento da jornada, com recursos que podem atender diferentes modelos de trabalho.
A empresa precisa acompanhar a localização do funcionário?
Não necessariamente. A necessidade depende da atividade, da política da empresa e dos recursos configurados na solução.
O aplicativo substitui o relógio de ponto?
Para determinadas equipes externas, o aplicativo pode ser utilizado como forma de registro. Empresas com equipes internas e externas também podem utilizar soluções diferentes dentro de uma gestão centralizada, conforme a configuração adotada.
O gestor consegue acompanhar os registros?
Os recursos disponíveis dependem da solução e do plano contratado. O Secullum RH possui recursos de acompanhamento e relatórios para apoiar a gestão da jornada.
A Suporte Relógio Ponto atende empresas de toda a região
A Suporte Relógio Ponto atende empresas de Bagé, Porto Alegre, Canoas, Gravataí, Cachoeirinha, São Leopoldo, Novo Hamburgo, Esteio, Sapucaia do Sul, Viamão, Alvorada, Guaíba e outras cidades do Rio Grande do Sul.
Oferecemos implantação, configuração, treinamento e suporte especializado para soluções de controle de jornada e Secullum RH.
Conclusão
Equipes externas fazem parte da rotina de muitas empresas.
O desafio é encontrar uma forma organizada de acompanhar a jornada sem transformar o controle em uma tarefa manual.
Quando os registros ficam centralizados e o processo é bem estruturado, o funcionário pode estar fora da empresa sem que o controle da jornada fique perdido.
Mais organização no registro significa menos retrabalho para o gestor e para o Departamento Pessoal.
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