O fechamento do ponto está demorando por causa das horas extras? Veja como organizar a conferência e evitar retrabalho.
O fechamento do ponto demora porque ninguém sabe quem deve conferir as horas extras
São quase 17h.
O funcionário ainda está trabalhando.
O gestor sabe que existe hora extra, mas não sabe se deve aprovar, justificar ou simplesmente deixar o Departamento Pessoal analisar.
No fim do mês, situações assim acabam acumuladas.
Caso Prático
Juliana trabalha no Departamento Pessoal de uma empresa em Dom Pedrito.
Durante o mês, alguns funcionários fizeram horas extras.
Os registros estavam no sistema, mas ninguém tinha uma rotina definida para conferir essas ocorrências.
Quando chegou o fechamento da folha, Juliana precisou procurar os gestores para entender cada situação.
O problema não era a falta de informação.
Era a falta de organização.
Quem deve acompanhar?
O Departamento Pessoal pode fazer a conferência necessária para o fechamento.
Mas o gestor também tem um papel importante, porque conhece a rotina da equipe e sabe por que determinado funcionário precisou permanecer além do horário.
Quando essas responsabilidades não estão claras, o fechamento fica mais demorado.
O que pode ser acompanhado?
Uma rotina simples pode ajudar a identificar:
- horas extras;
- atrasos;
- saídas após o horário;
- alterações de jornada;
- registros incompletos;
- situações que precisam de justificativa.
O ideal é não deixar tudo para os últimos dias do mês.
Quando as ocorrências são acompanhadas durante a jornada, fica mais fácil entender o que aconteceu e quem precisa analisar cada situação.
Veja também A empresa paga horas extras todos os meses, mas ninguém sabe exatamente por quê.
Dica prática
Defina quem deve acompanhar as ocorrências de cada equipe.
O gestor acompanha a rotina.
O Departamento Pessoal faz a conferência necessária.
E o sistema centraliza os registros.
Essa divisão pode reduzir bastante o retrabalho.
Se o fechamento continua acumulando muitas ocorrências, veja também A folha precisa fechar e ainda existem dezenas de ocorrências no ponto.
Além disso, quando uma marcação precisa ser analisada antes de qualquer alteração, vale conferir Registro de ponto: a empresa pode alterar uma marcação incorreta?.
Conclusão
Quando o fechamento demora, nem sempre o problema está no sistema de ponto.
Às vezes, falta apenas definir quem acompanha cada informação e em qual momento.
Uma rotina simples pode fazer uma grande diferença no fechamento da jornada.
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