O fechamento da folha está sempre atrasado por causa do ponto? Veja como organizar as ocorrências durante o mês.
A folha precisa fechar e ainda existem dezenas de ocorrências no ponto
É o último dia do mês.
O Departamento Pessoal precisa fechar a folha.
Mas ainda existem funcionários com marcações faltantes, horas extras sem conferência e justificativas pendentes.
O telefone começa a tocar.
Mensagens são enviadas aos gestores.
E o fechamento atrasa.
Caso Prático
Marcelo trabalha no administrativo de uma empresa em Portão.
Todos os meses, as últimas horas antes do fechamento eram utilizadas para conferir problemas no ponto.
A empresa percebeu que não faltava apenas um sistema.
Faltava uma rotina de acompanhamento.
Passou então a verificar as ocorrências durante o mês.
O problema começa antes do fechamento
Quando os problemas são identificados somente no final, o Departamento Pessoal precisa resolver tudo de uma vez.
Entre as ocorrências mais comuns estão:
- marcações faltantes;
- atrasos;
- horas extras;
- faltas;
- intervalos;
- banco de horas.
Uma rotina de acompanhamento ajuda a identificar essas situações antes que elas se acumulem.
Veja também O fechamento do ponto demora porque ninguém sabe quem deve conferir as horas extras.
Uma rotina simples ajuda
Não é necessário esperar o último dia.
A empresa pode estabelecer uma conferência periódica para identificar o que precisa ser corrigido ou justificado.
Assim, quando chega o fechamento, grande parte do trabalho já foi realizada.
Quando as ocorrências são distribuídas e acompanhadas durante o mês, fica mais fácil saber o que precisa ser verificado e quem deve participar da conferência.
Veja também O sistema de ponto funciona, mas ninguém sabe quem deve acompanhar as ocorrências.
Dica prática
Escolha um dia da semana para verificar as principais ocorrências.
O objetivo não é criar mais burocracia.
É justamente o contrário:
resolver pequenos problemas antes que eles se acumulem.
Quando uma marcação precisa ser analisada, é importante entender o que aconteceu antes de realizar qualquer alteração.
Veja também Registro de ponto: a empresa pode alterar uma marcação incorreta?.
Conclusão
Se o fechamento da folha é sempre uma correria, vale olhar para o processo de controle de ponto.
Talvez o problema não esteja no fechamento.
Pode estar na falta de acompanhamento durante o mês.
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