Funcionário esquece de bater o ponto: como a empresa deve agir
O funcionário esqueceu de bater o ponto? Entenda como a empresa pode identificar a ocorrência, conferir o que aconteceu e evitar que pequenos esquecimentos se transformem em problemas no fechamento da jornada.
O controle de ponto depende de registros que representem a jornada efetivamente realizada. Por isso, quando uma marcação não aparece, o ideal é identificar a ocorrência o quanto antes, verificar o que aconteceu e seguir o procedimento adotado pela empresa.
O problema fica maior quando vários esquecimentos são descobertos somente no final do período de apuração.
O que fazer quando o funcionário esquece de bater o ponto?
O primeiro passo é identificar qual marcação está faltando.
Pode ser:
- entrada;
- saída;
- saída para o intervalo;
- retorno do intervalo;
- saída no final da jornada.
Depois de identificar a ocorrência, o responsável pelo controle de ponto deve verificar o que realmente aconteceu naquele dia.
O funcionário trabalhou normalmente?
Houve intervalo?
O equipamento apresentou algum problema?
A marcação foi esquecida?
Existe alguma outra ocorrência que explique o registro incompleto?
Essa conferência é importante porque uma marcação ausente não deve ser tratada simplesmente como um horário a ser preenchido sem verificar a realidade da jornada.
A correção de uma ocorrência deve representar o que realmente aconteceu e seguir o procedimento adotado pela empresa.
O problema de deixar tudo para o fechamento
Imagine uma empresa com 30, 50 ou 100 funcionários.
Se apenas uma pessoa esquece uma marcação, o problema pode ser resolvido rapidamente.
Mas se vários funcionários apresentam ocorrências durante o mês e ninguém acompanha os registros, o Departamento Pessoal pode chegar ao fechamento com dezenas de situações para conferir.
Nesse momento, começa o retrabalho.
É preciso procurar funcionários, conferir horários, verificar ocorrências e entender o que aconteceu em cada jornada.
Por isso, o acompanhamento periódico do ponto é uma das formas mais simples de reduzir problemas no fechamento.
Se o problema estiver especificamente relacionado ao intervalo, vale também consultar o conteúdo:
O funcionário esquece de registrar o intervalo e o problema aparece no fechamento
Como identificar uma marcação esquecida
Uma rotina de conferência pode procurar situações como:
- jornada sem registro de entrada;
- jornada sem registro de saída;
- intervalo sem registro;
- apenas uma marcação no dia;
- horários fora do padrão habitual;
- registros incompatíveis com a escala;
- ocorrências repetidas para o mesmo funcionário.
O objetivo não é simplesmente encontrar erros.
O objetivo é identificar rapidamente situações que precisam ser verificadas.
Quanto mais cedo uma ocorrência for percebida, mais fácil tende a ser descobrir o que aconteceu.
O funcionário esqueceu o ponto do intervalo
O intervalo merece atenção porque pode gerar uma jornada aparentemente incompleta.
Por exemplo:
Entrada → saída para intervalo → retorno → saída
Se uma dessas marcações não aparece, o sistema pode apresentar uma sequência incompleta.
Nesse caso, o responsável deve verificar a situação antes de concluir o fechamento.
Para entender melhor os cuidados relacionados ao tema, veja também:
Intervalo no trabalho: o que a empresa precisa observar no controle de ponto
E se o funcionário disser que esqueceu?
O esquecimento deve ser tratado como uma ocorrência a ser conferida.
Uma boa prática é estabelecer um procedimento interno para situações como:
- identificar a marcação ausente;
- verificar a jornada daquele dia;
- confirmar a informação com o funcionário;
- registrar a ocorrência conforme o procedimento da empresa;
- conferir se existem outras marcações ou inconsistências;
- acompanhar o registro até o fechamento.
Isso evita que cada situação seja tratada de uma maneira diferente.
Não espere o fim do mês
Um dos principais problemas do controle de ponto é deixar todas as conferências para os últimos dias.
Quando a empresa acompanha os registros durante o período, consegue identificar problemas enquanto os acontecimentos ainda estão recentes.
Por exemplo:
Um funcionário esqueceu uma marcação na segunda-feira.
Se a ocorrência for identificada na terça-feira, é muito mais simples confirmar o que aconteceu.
Se a mesma ocorrência só for descoberta no fechamento, semanas depois, a conferência pode exigir muito mais tempo.
A conferência semanal pode ajudar
Uma rotina simples pode verificar os registros pelo menos uma vez durante a semana.
O responsável pode procurar:
- marcações faltantes;
- jornadas incompletas;
- intervalos sem registro;
- atrasos;
- saídas antecipadas;
- horas extras;
- ocorrências que precisam de conferência.
Esse acompanhamento também ajuda a descobrir se o problema é isolado ou recorrente.
Se a empresa está enfrentando muitas correções, este conteúdo pode ajudar:
Muitas correções no ponto: quando o sistema começa a virar uma planilha
Quando o problema acontece com frequência
Se o mesmo funcionário esquece o ponto várias vezes, pode ser necessário entender a causa.
Algumas possibilidades são:
- falta de atenção;
- rotina muito movimentada;
- mudança frequente de setor;
- alteração de escala;
- dificuldade para utilizar o equipamento;
- problema de comunicação;
- falha no processo interno de acompanhamento.
Também é importante verificar se outros funcionários apresentam o mesmo comportamento.
Se muitas pessoas estão com problemas semelhantes, talvez a questão não esteja apenas no funcionário.
Pode existir uma falha no processo de controle.
O sistema de ponto está funcionando corretamente?
Nem toda marcação ausente significa que o funcionário simplesmente esqueceu de registrar.
Antes de concluir isso, é importante verificar se houve algum problema no equipamento ou no sistema.
Por exemplo, o funcionário pode afirmar que realizou a marcação, mas o horário não aparece no sistema.
Nesse caso, a situação é diferente de um simples esquecimento.
Veja também:
O funcionário bateu o ponto, mas o horário não aparece no sistema
E quando é necessário corrigir uma marcação?
Uma ocorrência de ponto deve ser analisada antes de qualquer correção.
O objetivo é preservar a informação correspondente à jornada efetivamente realizada.
A legislação brasileira estabelece regras para os registros de jornada e para os sistemas eletrônicos de controle de ponto. A Portaria MTP nº 671/2021 regulamenta diferentes modalidades de registro eletrônico e determina requisitos para esses sistemas.
O próprio Ministério do Trabalho e Emprego esclarece que o tratamento dos registros pode contemplar informações destinadas a complementar eventuais omissões, sem transformar o sistema em uma ferramenta para criar horários que não correspondam à jornada efetivamente realizada.
Por isso, qualquer procedimento de correção deve seguir a legislação aplicável e as regras adotadas pela empresa.
Para aprofundar esse assunto:
Registro de ponto: a empresa pode alterar uma marcação incorreta?
Também vale consultar:
Como corrigir uma marcação de ponto de forma segura
Como evitar que o problema se repita
A melhor estratégia não é esperar o funcionário esquecer novamente.
A empresa pode criar uma rotina simples de acompanhamento.
1. Oriente os funcionários
Explique quais registros devem ser realizados e em quais momentos da jornada.
2. Acompanhe as ocorrências
Não espere o fechamento para identificar todos os problemas.
3. Verifique registros incompletos
Uma jornada com marcação faltante merece conferência.
4. Identifique problemas recorrentes
Se o mesmo tipo de ocorrência aparece várias vezes, procure a causa.
5. Padronize o procedimento
O Departamento Pessoal e os gestores devem saber como tratar uma ocorrência.
6. Use o sistema como ferramenta de acompanhamento
Um bom controle de ponto deve ajudar a empresa a identificar situações que precisam de atenção antes do fechamento.
O impacto no fechamento da folha
O problema de uma marcação esquecida não está apenas naquele registro.
Quando várias ocorrências se acumulam, elas podem atrasar a conferência do ponto e aumentar o trabalho do Departamento Pessoal.
Por isso, o controle precisa acontecer durante todo o período, e não apenas no último dia.
Se o fechamento da folha já está sendo prejudicado pelas ocorrências do ponto, veja:
Fechamento da folha atrasado: quando o problema começa no controle de ponto
E também:
Os 10 erros mais comuns no fechamento da folha de pagamento relacionados ao ponto
Perguntas frequentes
O que fazer quando o funcionário esquece de bater o ponto?
Primeiro, identifique qual marcação está faltando e confirme o que realmente aconteceu naquele período. Depois, siga o procedimento interno da empresa para registrar e tratar a ocorrência.
O funcionário pode simplesmente informar o horário que trabalhou?
A informação deve corresponder à jornada efetivamente realizada. A empresa deve seguir seu procedimento interno e as regras legais aplicáveis ao tratamento das marcações.
É melhor conferir o ponto todos os dias?
Não existe uma única rotina que sirva para todas as empresas, mas acompanhar as ocorrências durante o período pode reduzir o acúmulo de problemas no fechamento.
O que fazer quando o intervalo não foi registrado?
Verifique o que aconteceu naquele dia e siga o procedimento adotado pela empresa. Para mais detalhes, consulte:
O funcionário esquece de registrar o intervalo e o problema aparece no fechamento
E se o funcionário afirma que bateu o ponto, mas o sistema não mostra a marcação?
Nesse caso, é importante verificar o sistema, o equipamento e os registros disponíveis antes de concluir que houve esquecimento.
Confira:
O funcionário bateu o ponto, mas o horário não aparece no sistema
Conclusão
O esquecimento de uma marcação de ponto pode parecer um problema pequeno.
Quando acontece repetidamente, porém, pode aumentar o número de ocorrências, gerar retrabalho e tornar o fechamento da jornada mais demorado.
A melhor estratégia é identificar as inconsistências durante o período, verificar o que realmente aconteceu e seguir um procedimento organizado para cada situação.
Quanto antes a empresa identifica uma ocorrência de ponto, mais simples tende a ser sua conferência e seu tratamento.
Um controle de ponto eficiente não serve apenas para registrar horários. Ele também ajuda gestores e Departamento Pessoal a identificar situações que precisam de atenção antes que se acumulem no fechamento.
