5 erros no controle de ponto que podem gerar multas e processos trabalhistas

Controlar corretamente a jornada de trabalho é uma das tarefas mais importantes para empresas que possuem funcionários.

Um controle de ponto organizado ajuda o Departamento Pessoal e os gestores a acompanhar horários, intervalos, horas extras, banco de horas e ocorrências que precisam ser conferidas antes do fechamento da folha.

Quando esse processo apresenta falhas, pequenos problemas podem se transformar em retrabalho, divergências nas informações da jornada e riscos para a empresa.

Uma marcação esquecida, uma alteração sem controle, horas extras que não são acompanhadas ou um banco de horas desorganizado podem dificultar bastante a rotina do RH e do Departamento Pessoal.

Neste artigo, você vai conhecer 5 erros comuns no controle de ponto, entender por que eles acontecem e descobrir como melhorar a organização da jornada dos colaboradores.

1. Deixar registros de ponto incompletos

Um dos problemas mais comuns acontece quando existem marcações faltando.

O funcionário pode esquecer de registrar a entrada, a saída ou o intervalo. Também podem ocorrer situações relacionadas ao equipamento, sistema, aplicativo ou comunicação das informações.

Quando isso acontece, o responsável pelo controle de ponto precisa identificar a ocorrência e verificar o que realmente aconteceu antes de concluir o fechamento.

Registros incompletos podem dificultar a conferência de:

horários de entrada e saída;
intervalos;
atrasos;
faltas;
horas extras;
banco de horas;
jornadas realizadas em diferentes dias.

Quando várias ocorrências ficam acumuladas, o trabalho do Departamento Pessoal aumenta.

O que fazer quando o funcionário esquece de registrar o ponto?

O primeiro passo é identificar qual marcação está faltando.

Depois, é necessário verificar a jornada efetivamente realizada e seguir o procedimento adotado pela empresa para tratar a ocorrência.

O importante é não deixar o problema para o último momento.

Para entender melhor essa situação, veja também:

Funcionário esqueceu de bater o ponto: o que fazer?

2. Fazer alterações nas marcações sem controle adequado

Erros de marcação podem acontecer.

Um funcionário pode registrar um horário incorretamente, esquecer uma marcação ou identificar posteriormente que determinado registro não corresponde ao que aconteceu durante a jornada.

O problema não está simplesmente na necessidade de corrigir uma marcação.

O ponto principal é ter um processo organizado para analisar a ocorrência e registrar o tratamento realizado.

Isso permite que o responsável consiga entender:

qual foi o problema;
por que a correção foi necessária;
qual informação foi ajustada;
quem realizou o tratamento;
quais informações precisam ser conferidas posteriormente.

Alterações feitas sem organização podem aumentar as dúvidas no fechamento.

Uma marcação incorreta pode ser corrigida?

Uma ocorrência deve ser analisada antes de qualquer alteração.

A empresa precisa seguir seus procedimentos internos e as regras aplicáveis ao controle de jornada.

O objetivo é que o registro tratado represente corretamente a situação da jornada.

Para aprofundar esse assunto:

Registro de ponto: a empresa pode alterar uma marcação incorreta?

3. Não acompanhar corretamente as horas extras

As horas extras são outro ponto que merece atenção.

O problema muitas vezes não aparece no momento em que a hora extra acontece.

Ele aparece somente no fechamento, quando o Departamento Pessoal percebe que vários funcionários acumularam horas além da jornada prevista.

Quando não existe acompanhamento durante o mês, o gestor pode não saber:

qual funcionário está realizando mais horas extras;
qual setor apresenta maior volume;
se houve mudança na rotina;
se determinado horário está provocando aumento da jornada;
se existe algum problema na escala;
por que as horas extras estão acontecendo.

Esse cenário dificulta a gestão e pode aumentar o trabalho no fechamento.

Por que acompanhar as horas extras durante o mês?

Porque o fechamento da folha não deveria ser o primeiro momento em que a empresa percebe que existe uma situação fora do padrão.

O acompanhamento periódico permite identificar tendências enquanto ainda é possível investigar a causa.

Por exemplo, se determinado setor começa a apresentar horas extras repetidamente, o gestor pode verificar se houve aumento de demanda, alteração de escala ou alguma dificuldade na organização das tarefas.

Quando as horas extras começam a se repetir, veja também:

O funcionário fez hora extra, mas o gestor só descobriu no fechamento

4. Manter um banco de horas desorganizado

O banco de horas também pode se tornar uma fonte de problemas quando os saldos não são acompanhados corretamente.

Imagine uma empresa utilizando diferentes planilhas para controlar créditos, débitos e compensações.

Com o passar do tempo, podem surgir diferenças entre as informações utilizadas pelo responsável pelo ponto e aquilo que o funcionário acredita possuir como saldo.

Entre os problemas que podem aparecer estão:

saldo incorreto;
horas não lançadas;
compensações não conferidas;
informações duplicadas;
divergência entre controles;
dificuldade para identificar a origem do saldo.

Por isso, não basta saber quantas horas extras foram realizadas.

Também é necessário acompanhar as compensações e o saldo atualizado.

Como melhorar o controle do banco de horas?

A empresa deve manter uma rotina de conferência e identificar a origem das movimentações.

Quando existe uma diferença no saldo, o ideal é investigar primeiro as marcações, jornadas, escalas, compensações e demais ocorrências relacionadas ao período.

Veja também:

Banco de horas: onde as empresas mais erram no controle das horas

5. Continuar utilizando um sistema que não acompanha o crescimento da empresa

Esse problema pode aparecer quando a empresa começa pequena e, com o passar do tempo, aumenta sua equipe e sua complexidade operacional.

No início, alguns controles simples podem parecer suficientes.

Com o crescimento do negócio, porém, aumentam também:

quantidade de funcionários;
setores;
horários;
turnos;
horas extras;
ocorrências;
locais de trabalho;
necessidade de relatórios.

Uma ferramenta que funcionava bem para uma empresa pequena pode deixar de acompanhar a realidade da operação.

Como saber se o sistema de controle de ponto ficou limitado?

Alguns sinais merecem atenção:

muitas correções manuais;
excesso de planilhas;
dificuldade para localizar informações;
fechamento do ponto demorando muito;
dificuldade para controlar horas extras;
problemas no acompanhamento do banco de horas;
funcionários trabalhando em diferentes locais;
dificuldade para acompanhar ocorrências;
dependência de uma única pessoa para realizar o fechamento.

Quando vários desses problemas aparecem ao mesmo tempo, vale avaliar se a solução utilizada ainda atende às necessidades da empresa.

Para ajudar nessa avaliação:

5 sinais de que sua empresa precisa trocar o sistema de controle de ponto

Controle de ponto manual ou sistema: qual é a melhor opção?

Não existe uma única solução adequada para todas as empresas.

A escolha depende da quantidade de funcionários, da rotina da equipe, dos locais de trabalho e da forma como a jornada é realizada.

Algumas empresas podem utilizar um relógio de ponto.

Outras podem precisar de aplicativo.

Em determinadas operações, pode fazer sentido combinar diferentes formas de registro.

O importante é que a solução escolhida consiga organizar as informações e facilitar o acompanhamento da jornada.

Para comparar essas alternativas:

Relógio de ponto ou aplicativo: qual é a melhor escolha para sua empresa?

Como escolher um sistema de controle de ponto?

Antes de contratar ou substituir uma solução, é importante entender quais são os problemas enfrentados atualmente.

Avalie:

quantidade de funcionários;
quantidade de locais de trabalho;
existência de turnos;
necessidade de aplicativo;
utilização de relógio de ponto;
controle de horas extras;
banco de horas;
relatórios;
rotina do Departamento Pessoal.

Também é importante observar quanto tempo a equipe gasta corrigindo ocorrências e preparando o fechamento.

Para conhecer os principais critérios de escolha:

Como escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa

Quando os funcionários trabalham em locais diferentes

Empresas de construção, limpeza, segurança, transporte, manutenção e outros segmentos podem possuir equipes trabalhando fora da sede principal.

Nesses casos, controlar a jornada somente por planilhas, mensagens ou informações enviadas manualmente pode aumentar o trabalho do responsável pelo ponto.

A empresa precisa avaliar como os funcionários farão as marcações e como o Departamento Pessoal acompanhará essas informações.

Esse aspecto é especialmente importante quando existem diferentes unidades, equipes externas ou profissionais trabalhando em locais variados.

Veja também:

Controle de ponto para empresas com funcionários em diferentes locais

Controle de ponto e Portaria 671

As empresas que utilizam sistemas e equipamentos para registro eletrônico de ponto precisam observar as regras aplicáveis ao modelo utilizado.

A Portaria MTP nº 671/2021 é uma referência importante para empresas que utilizam registro eletrônico de jornada.

Por isso, antes de adquirir ou substituir uma solução, é importante avaliar suas características, documentação e adequação às necessidades da empresa.

Para aprofundar o tema:

Portaria 671: o que mudou no controle de ponto das empresas?

O papel do Departamento Pessoal no controle de ponto

Mesmo utilizando um sistema de controle de ponto, a conferência das informações continua sendo fundamental.

O sistema ajuda a organizar os dados, mas a empresa precisa estabelecer uma rotina para analisar as ocorrências.

Uma rotina de conferência pode envolver:

verificar marcações ausentes;
analisar atrasos e faltas;
conferir horas extras;
verificar intervalos;
acompanhar banco de horas;
conferir alterações;
analisar ocorrências;
revisar as informações antes do fechamento da folha.

Quanto mais cedo os problemas forem identificados, mais organizada tende a ser a preparação para o fechamento.

Como reduzir os erros no controle de ponto?

A empresa pode adotar algumas práticas simples.

Estabeleça procedimentos claros

Os funcionários precisam saber como registrar a jornada e o que fazer quando ocorrer algum problema.

Acompanhe as ocorrências durante o mês

Não deixe todas as correções para os últimos dias.

Monitore as horas extras

Observe quais funcionários, setores ou situações estão gerando aumento da jornada.

Confira o banco de horas

Evite deixar os saldos acumularem sem conferência.

Reduza controles paralelos

Quanto mais informações ficam espalhadas em planilhas, mensagens e anotações, maior pode ser o trabalho de conferência.

Utilize uma solução compatível com sua empresa

O sistema precisa acompanhar a realidade atual da operação e as necessidades do Departamento Pessoal.

Sua empresa ainda perde tempo fechando o ponto?

Se o Departamento Pessoal precisa constantemente:

corrigir marcações;
procurar informações;
conferir planilhas;
verificar horas extras;
conferir banco de horas;
identificar registros faltantes;
juntar informações de diferentes locais;

vale avaliar se o processo atual ainda é adequado.

Um sistema de controle de ponto pode ajudar a centralizar as informações e facilitar o acompanhamento da jornada.

O objetivo não é simplesmente automatizar o processo.

É tornar as informações mais organizadas para que gestores e Departamento Pessoal consigam analisar as ocorrências com mais facilidade.

Perguntas frequentes

Quais são os principais erros no controle de ponto?

Entre os problemas mais comuns estão registros incompletos, alterações sem controle adequado, horas extras sem acompanhamento, banco de horas desorganizado e utilização de uma solução que não acompanha as necessidades atuais da empresa.

O funcionário esqueceu de bater o ponto. O que fazer?

A empresa deve identificar a marcação ausente, verificar o que aconteceu durante a jornada e seguir o procedimento adotado para tratar a ocorrência.

Uma marcação de ponto pode ser corrigida?

Uma ocorrência pode exigir tratamento, mas a empresa deve analisar o que aconteceu e seguir seus procedimentos e as regras aplicáveis ao controle da jornada.

Como controlar melhor as horas extras?

O acompanhamento durante o mês permite identificar funcionários, setores ou situações que apresentam aumento recorrente da jornada.

Banco de horas pode apresentar saldo incorreto?

Pode haver divergências quando existem problemas nas marcações, jornadas, escalas, compensações ou controles utilizados. O ideal é investigar a origem da diferença antes de realizar qualquer ajuste.

Quando vale a pena trocar o sistema de controle de ponto?

Quando o sistema gera muito retrabalho, depende excessivamente de controles paralelos, dificulta o acompanhamento da jornada ou deixou de acompanhar o crescimento da empresa, vale avaliar outras opções.

Conclusão

Os problemas no controle de ponto nem sempre começam com uma grande falha.

Muitas vezes, eles surgem de pequenas situações que se repetem durante o mês.

Uma marcação esquecida.

Uma alteração que precisa ser conferida.

Horas extras que não são acompanhadas.

Um banco de horas que apresenta divergência.

Ou um sistema que já não acompanha o crescimento da empresa.

Quando esses problemas se acumulam, o fechamento do ponto pode ficar mais demorado e aumentar o trabalho do Departamento Pessoal.

Por isso, manter os registros organizados, acompanhar as ocorrências durante o mês e utilizar uma solução compatível com a realidade da empresa são medidas importantes para melhorar a gestão da jornada.

Se sua empresa está enfrentando dificuldades para controlar o ponto dos funcionários, vale analisar primeiro onde estão os principais problemas.

A partir dessa análise, fica mais fácil decidir quais processos precisam ser ajustados e qual solução pode atender melhor à rotina da empresa.

Precisa melhorar o controle de ponto da sua empresa?

A Suporte Relógio Ponto trabalha com soluções de controle de jornada, relógio de ponto e Secullum RH para empresas que precisam organizar melhor seus processos de registro e acompanhamento da jornada.

Entre em contato e explique como funciona a rotina da sua empresa.