A empresa cresceu e o controle de ponto começou a dar trabalho
Sua empresa cresceu e o controle de ponto ficou complicado? Veja quando é hora de melhorar a gestão da jornada.
No início, controlar o horário dos funcionários pode parecer simples.
Uma empresa com poucos colaboradores consegue, muitas vezes, acompanhar a jornada utilizando processos básicos.
Mas o negócio cresce.
Novos funcionários são contratados.
Surgem diferentes horários, escalas, horas extras, faltas, intervalos e banco de horas.
Aquilo que antes era fácil de acompanhar começa a consumir cada vez mais tempo.
E então aparece uma pergunta:
Será que o controle de ponto utilizado pela empresa ainda acompanha o crescimento do negócio?
Quando o crescimento começa a complicar o controle de ponto
Não existe um número específico de funcionários que determine quando uma empresa precisa mudar seu controle de jornada.
O problema aparece quando a quantidade de informações começa a ficar difícil de administrar.
Imagine uma empresa que começou com cinco funcionários.
Uma planilha podia ser suficiente para acompanhar os horários.
Depois, a equipe passou para quinze funcionários.
Em seguida, vinte, trinta ou cinquenta.
Ao mesmo tempo, surgiram diferentes jornadas, horas extras, alterações de escala e ocorrências.
O problema deixa de ser apenas registrar o horário.
Passa a ser organizar e conferir todas essas informações.
5 sinais de que o controle de ponto ficou limitado
Algumas situações mostram que a empresa pode estar chegando ao limite do método utilizado atualmente.
1. O fechamento do ponto está demorando cada vez mais
Se o Departamento Pessoal precisa passar horas procurando informações antes de fechar o período, vale analisar o processo.
Podem existir:
- marcações esquecidas;
- atrasos;
- faltas;
- horas extras;
- intervalos;
- alterações de jornada;
- banco de horas;
- ocorrências pendentes.
Quando tudo precisa ser conferido manualmente no final do período, o fechamento pode se tornar mais trabalhoso.
Se esse problema já acontece na sua empresa, veja também:
Fechamento da folha atrasado: quando o problema começa no controle de ponto
2. Existem várias planilhas para controlar os funcionários
Uma planilha pode funcionar bem em determinadas situações.
O problema aparece quando a empresa começa a utilizar vários arquivos diferentes para controlar a jornada.
Uma planilha para horas extras.
Outra para banco de horas.
Outra para faltas.
Outra para escalas.
Outra para ajustes.
Quanto mais informações ficam espalhadas, maior tende a ser o trabalho para conferir tudo.
O objetivo de um sistema de controle de ponto é justamente ajudar a centralizar essas informações.
3. A empresa possui funcionários em horários diferentes
Uma equipe pode começar às 7h.
Outra às 8h.
Alguns funcionários podem trabalhar à tarde.
Outros podem trabalhar em escalas ou horários diferentes.
Isso não significa que exista um problema.
O desafio aparece quando o responsável não consegue visualizar facilmente qual jornada pertence a cada funcionário.
Para entender melhor esse cenário, veja:
Quando a empresa tem funcionários em horários diferentes e perde o controle da jornada
4. A empresa começou a trabalhar em diferentes locais
O crescimento também pode significar novas unidades, filiais, obras ou equipes externas.
Nesse caso, controlar todos os funcionários utilizando apenas um relógio instalado na sede pode não atender completamente à realidade da operação.
Empresas com técnicos, vendedores, equipes de manutenção, instaladores ou profissionais trabalhando em diferentes locais precisam avaliar como os registros serão realizados e posteriormente acompanhados pelo Departamento Pessoal.
Veja também:
Controle de ponto para empresas com funcionários em diferentes locais
5. O sistema não acompanha mais as necessidades da empresa
Uma solução que funcionava quando a empresa tinha poucos funcionários pode se tornar limitada conforme a operação cresce.
Por isso, não basta perguntar quantos funcionários a empresa possui hoje.
É importante pensar também em como ela estará daqui a alguns anos.
O sistema consegue acompanhar novas jornadas?
Consegue trabalhar com diferentes escalas?
Facilita o acompanhamento das horas extras?
Permite organizar o banco de horas?
Ajuda o gestor e o Departamento Pessoal?
Se a resposta para várias dessas perguntas for negativa, talvez seja o momento de avaliar uma solução diferente.
Crescer não significa necessariamente trocar tudo
Esse ponto é importante.
Quando uma empresa percebe que o controle de ponto ficou complicado, isso não significa automaticamente que todos os equipamentos precisam ser substituídos.
Antes de tomar uma decisão, é importante entender onde está o problema.
Pode ser o processo utilizado pela empresa.
Pode ser a falta de organização das informações.
Pode ser o sistema de gestão.
Pode ser o equipamento.
Ou pode ser uma combinação desses fatores.
Por isso, uma avaliação correta evita gastos desnecessários.
O que um sistema de controle de ponto pode melhorar?
Quando as informações da jornada ficam centralizadas, o acompanhamento pode se tornar mais organizado.
Dependendo da solução utilizada, é possível facilitar o controle de:
- horários;
- jornadas;
- escalas;
- horas extras;
- atrasos;
- faltas;
- intervalos;
- banco de horas;
- ocorrências;
- registros dos funcionários.
Isso permite que o gestor tenha uma visão mais clara da equipe e que o Departamento Pessoal encontre as informações necessárias com mais facilidade.
A empresa pequena também precisa pensar no crescimento
Um erro comum é esperar a empresa ficar grande para começar a organizar o controle da jornada.
Mas o crescimento normalmente acontece aos poucos.
Primeiro são poucos funcionários.
Depois surgem novos setores.
Novos horários.
Novas funções.
Mais horas extras.
Mais ocorrências.
Mais informações para controlar.
Por isso, organizar o controle de ponto desde cedo pode tornar a expansão da empresa mais tranquila.
Se sua empresa ainda é pequena e você está avaliando quando vale a pena investir em uma solução de controle de jornada, veja:
Controle de ponto para pequenas empresas: quando vale a pena investir?
Como escolher uma solução que acompanhe o crescimento?
Antes de contratar ou substituir um sistema de controle de ponto, analise a realidade da empresa.
Pergunte:
Quantos funcionários a empresa possui?
Considere não apenas a quantidade atual, mas também o crescimento esperado.
Existem diferentes jornadas?
Verifique se existem funcionários com horários, escalas ou turnos diferentes.
Existem equipes externas?
Se houver colaboradores trabalhando fora da sede, avalie como os registros serão realizados.
Como o banco de horas é controlado?
Verifique se os créditos, débitos e compensações são acompanhados de forma organizada.
Quanto tempo o Departamento Pessoal gasta no fechamento?
Se o fechamento exige muitas conferências manuais, esse é um sinal importante.
O suporte é adequado?
Além do equipamento e do sistema, avalie a implantação, configuração, treinamento e suporte técnico.
Para conhecer outros critérios importantes, veja:
Como escolher o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa
O controle de ponto precisa acompanhar a empresa
Quanto maior a empresa, maior tende a ser a quantidade de informações relacionadas à jornada.
Mais funcionários podem significar mais horários.
Mais horários podem significar mais escalas.
Mais escalas podem gerar mais ocorrências.
E todas essas informações precisam ser organizadas.
Por isso, o controle de ponto não deve ser visto apenas como uma ferramenta para registrar entrada e saída.
Ele também faz parte da gestão da jornada.
Perguntas frequentes
Existe uma quantidade de funcionários que exige um sistema de controle de ponto?
Não existe um número único que determine essa necessidade em todas as empresas.
O principal sinal é a dificuldade para administrar as informações da jornada.
Uma planilha deixa de funcionar quando a empresa cresce?
Não necessariamente.
A questão é avaliar se o método utilizado continua sendo eficiente para a realidade da empresa.
Quando começam a surgir muitas planilhas, controles paralelos e conferências manuais, vale avaliar alternativas.
Uma empresa pode ter funcionários com horários diferentes?
Sim.
Diferentes jornadas fazem parte da rotina de diversos segmentos.
O importante é que cada jornada esteja corretamente organizada e possa ser acompanhada.
Funcionários em diferentes locais podem ser controlados?
Sim, dependendo da solução adotada.
Empresas com equipes externas ou funcionários trabalhando em diferentes unidades devem avaliar uma solução adequada à sua operação.
É necessário trocar o relógio de ponto quando a empresa cresce?
Não necessariamente.
Antes de substituir o equipamento, é importante avaliar se o problema está no equipamento, no sistema ou no processo de gestão utilizado.
Dica da Suporte Relógio Ponto
Se sua empresa está crescendo, não espere o controle de ponto ficar difícil para começar a procurar uma solução.
Faça uma avaliação simples:
O método que funciona hoje continuará funcionando quando a empresa tiver o dobro de funcionários?
Se a resposta for não, talvez seja melhor planejar a mudança antes que o problema apareça no fechamento da folha.
Conclusão
O método utilizado para controlar a jornada de cinco funcionários pode não funcionar da mesma maneira para cinquenta.
Conforme a empresa cresce, aumentam também os horários, escalas, horas extras, ocorrências e informações que precisam ser acompanhadas.
Por isso, o controle de ponto precisa acompanhar a evolução da empresa.
Uma solução adequada pode ajudar a centralizar informações, facilitar o acompanhamento da jornada e reduzir o trabalho manual do gestor e do Departamento Pessoal.
Se sua empresa cresceu e o controle de ponto começou a consumir mais tempo do que deveria, vale analisar se a estrutura atual ainda atende às necessidades da operação.
A Suporte Relógio Ponto pode ajudar sua empresa a avaliar a realidade da jornada e encontrar uma solução adequada para o momento atual e para o crescimento do negócio.
