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O fechamento do ponto demora porque ninguém sabe quem precisa conferir as ocorrências

O fechamento do ponto demora demais? Veja como organizar as ocorrências durante o mês e reduzir o trabalho do Departamento Pessoal.

O fechamento do ponto demora demais? Veja como organizar as ocorrências durante o mês e reduzir o trabalho do Departamento Pessoal.

O mês termina e começa a correria

Quem esqueceu o ponto?

Quem fez hora extra?

Quem estava em outra escala?

Quem precisa justificar uma ocorrência?

Quando não existe uma rotina clara, tudo acaba chegando ao Departamento Pessoal de uma vez.

O resultado é mais conferência, mais cobranças aos gestores e mais tempo necessário para concluir o fechamento do ponto.

Caso Prático

Fernanda trabalha no RH de uma empresa em São Leopoldo.

No final de cada mês, ela precisava procurar diversos gestores para confirmar ocorrências.

O problema não era apenas o sistema.

Era a falta de acompanhamento durante o mês.

O fechamento começa antes do último dia

Uma rotina simples de conferência pode identificar antecipadamente:

  • marcações ausentes;
  • atrasos;
  • horas extras;
  • intervalos;
  • alterações de escala.

Ao acompanhar essas situações durante o mês, o Departamento Pessoal consegue evitar que todas as ocorrências se acumulem para o momento do fechamento.

Por que acompanhar as ocorrências durante o mês?

Quando as ocorrências ficam acumuladas, o responsável precisa conferir diversas situações ao mesmo tempo.

Além disso, pode ser necessário procurar gestores para confirmar informações que poderiam ter sido verificadas anteriormente.

Uma conferência periódica ajuda a identificar os problemas com antecedência e facilita a organização do fechamento.

O controle de ponto ajuda nessa rotina

Um sistema de controle de ponto permite acompanhar os registros da jornada e visualizar situações que precisam de atenção.

Isso facilita a conferência das marcações e ajuda o responsável pelo Departamento Pessoal a organizar as ocorrências antes do fechamento.

O objetivo não é apenas conferir o ponto no final do mês, mas acompanhar a jornada durante todo o período.

Dica prática da Suporte Relógio Ponto

Não deixe todas as ocorrências acumularem.

Dividir a conferência durante o mês pode tornar o fechamento muito mais tranquilo.

Uma rotina simples de acompanhamento ajuda a identificar marcações ausentes, atrasos, horas extras, intervalos e alterações de escala antes que essas situações se acumulem.

Perguntas Frequentes

Por que o fechamento do ponto demora tanto?

Quando as ocorrências não são acompanhadas durante o mês, diversas situações acabam chegando ao Departamento Pessoal ao mesmo tempo.

Quais ocorrências devem ser acompanhadas?

Entre as principais estão marcações ausentes, atrasos, horas extras, intervalos e alterações de escala.

É melhor conferir as ocorrências somente no final do mês?

Não. Uma conferência durante o mês permite identificar antecipadamente situações que precisam de atenção.

O controle de ponto ajuda o Departamento Pessoal?

Sim. Um sistema de controle de ponto facilita a visualização dos registros e a conferência das ocorrências da jornada.

Conteúdos relacionados

Se sua empresa está enfrentando dificuldades com o sistema atual, veja também o artigo 5 sinais de que sua empresa precisa trocar o sistema de controle de ponto.

Para entender como um sistema de controle de ponto pode ajudar a reduzir problemas no fechamento da folha, confira: Como reduzir erros no fechamento da folha de pagamento utilizando um sistema de controle de ponto.

Para complementar a gestão da jornada, veja também: Portaria 671: como ela impacta o controle de ponto nas empresas.

Conclusão

Um fechamento complicado muitas vezes começa com pequenos problemas que ninguém acompanhou.

Dividir a conferência das ocorrências durante o mês pode ajudar a organizar o trabalho do Departamento Pessoal e tornar o fechamento do ponto mais tranquilo.

O ponto está correto, mas a escala dos funcionários mudou

A escala dos funcionários mudou e os registros ficaram diferentes? Veja como organizar as alterações de jornada e evitar ocorrências no fechamento.

A escala dos funcionários mudou e os registros ficaram diferentes? Veja como organizar alterações de jornada e evitar confusão.

 

O ponto está correto, mas a escala dos funcionários mudou

A escala dos funcionários mudou e os registros ficaram diferentes? Veja como organizar as alterações de jornada e evitar confusão no controle de ponto.

O funcionário deveria trabalhar pela manhã.

Naquela semana, passou para o turno da tarde.

Ele registra o ponto normalmente.

Mesmo assim, o relatório começa a apresentar horários diferentes do esperado.

O problema pode não estar no relógio.

Pode estar na escala que não foi atualizada.

Caso Prático

Luciana administra uma empresa em Sapucaia do Sul.

Durante um período de maior movimento, precisou alterar algumas escalas.

Os funcionários foram avisados, mas as mudanças não chegaram corretamente ao responsável pelo controle de ponto.

No fechamento, apareceram várias jornadas fora do padrão.

Quando a escala muda, o controle precisa acompanhar

Alterações de escala podem acontecer por diversos motivos:

  • férias;
  • substituições;
  • aumento de demanda;
  • afastamentos;
  • mudanças de setor;
  • necessidades operacionais.

O problema aparece quando a empresa altera a rotina, mas não atualiza o processo de controle.

Por isso, sempre que houver uma mudança, é importante verificar se a informação também foi acompanhada no controle da jornada.

O que conferir?

Uma conferência simples pode seguir três etapas:

escala prevista → jornada realizada → registro do ponto.

Se essas informações não estiverem alinhadas, podem surgir ocorrências desnecessárias no fechamento.

Empresas que trabalham com diferentes horários precisam de atenção especial nesse processo. Veja também Quando a empresa tem funcionários em horários diferentes e perde o controle da jornada.

A mudança de escala precisa ser comunicada

Não basta alterar a rotina dos funcionários.

É importante definir quem será responsável por comunicar a mudança e garantir que a informação chegue ao responsável pelo controle de ponto.

Isso pode evitar que vários registros apareçam fora do padrão esperado.

Para entender outro problema relacionado à organização da jornada, confira A empresa cresceu e o controle de ponto começou a dar trabalho.

Dica prática

Sempre que houver mudança de escala, faça uma conferência dos funcionários afetados.

Verifique se a jornada prevista corresponde ao novo horário e se o controle utilizado pela empresa está acompanhando essa alteração.

Também vale estabelecer um responsável por comunicar as mudanças de escala.

Quando pequenas alterações viram ocorrências

Uma mudança isolada pode ser simples de resolver.

O problema aparece quando várias alterações acontecem durante o mês e ninguém acompanha essas informações.

No fechamento, o Departamento Pessoal pode encontrar diversos registros fora do padrão e precisar investigar cada situação.

Se o fechamento já está acumulando muitas ocorrências, veja O fechamento do ponto demora porque ninguém sabe quem deve conferir as horas extras.

Conclusão

Uma escala pode mudar.

Isso faz parte da rotina de muitas empresas.

Mas o controle de jornada precisa acompanhar essas mudanças.

Quando escala e ponto estão organizados, o fechamento fica muito mais simples.