O fechamento do ponto demora demais? Veja como organizar as ocorrências durante o mês e reduzir o trabalho do Departamento Pessoal.
O mês termina e começa a correria
Quem esqueceu o ponto?
Quem fez hora extra?
Quem estava em outra escala?
Quem precisa justificar uma ocorrência?
Quando não existe uma rotina clara, tudo acaba chegando ao Departamento Pessoal de uma vez.
O resultado é mais conferência, mais cobranças aos gestores e mais tempo necessário para concluir o fechamento do ponto.
Caso Prático
Fernanda trabalha no RH de uma empresa em São Leopoldo.
No final de cada mês, ela precisava procurar diversos gestores para confirmar ocorrências.
O problema não era apenas o sistema.
Era a falta de acompanhamento durante o mês.
O fechamento começa antes do último dia
Uma rotina simples de conferência pode identificar antecipadamente:
- marcações ausentes;
- atrasos;
- horas extras;
- intervalos;
- alterações de escala.
Ao acompanhar essas situações durante o mês, o Departamento Pessoal consegue evitar que todas as ocorrências se acumulem para o momento do fechamento.
Por que acompanhar as ocorrências durante o mês?
Quando as ocorrências ficam acumuladas, o responsável precisa conferir diversas situações ao mesmo tempo.
Além disso, pode ser necessário procurar gestores para confirmar informações que poderiam ter sido verificadas anteriormente.
Uma conferência periódica ajuda a identificar os problemas com antecedência e facilita a organização do fechamento.
O controle de ponto ajuda nessa rotina
Um sistema de controle de ponto permite acompanhar os registros da jornada e visualizar situações que precisam de atenção.
Isso facilita a conferência das marcações e ajuda o responsável pelo Departamento Pessoal a organizar as ocorrências antes do fechamento.
O objetivo não é apenas conferir o ponto no final do mês, mas acompanhar a jornada durante todo o período.
Dica prática da Suporte Relógio Ponto
Não deixe todas as ocorrências acumularem.
Dividir a conferência durante o mês pode tornar o fechamento muito mais tranquilo.
Uma rotina simples de acompanhamento ajuda a identificar marcações ausentes, atrasos, horas extras, intervalos e alterações de escala antes que essas situações se acumulem.
Perguntas Frequentes
Por que o fechamento do ponto demora tanto?
Quando as ocorrências não são acompanhadas durante o mês, diversas situações acabam chegando ao Departamento Pessoal ao mesmo tempo.
Quais ocorrências devem ser acompanhadas?
Entre as principais estão marcações ausentes, atrasos, horas extras, intervalos e alterações de escala.
É melhor conferir as ocorrências somente no final do mês?
Não. Uma conferência durante o mês permite identificar antecipadamente situações que precisam de atenção.
O controle de ponto ajuda o Departamento Pessoal?
Sim. Um sistema de controle de ponto facilita a visualização dos registros e a conferência das ocorrências da jornada.
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Para entender como um sistema de controle de ponto pode ajudar a reduzir problemas no fechamento da folha, confira: Como reduzir erros no fechamento da folha de pagamento utilizando um sistema de controle de ponto.
Para complementar a gestão da jornada, veja também: Portaria 671: como ela impacta o controle de ponto nas empresas.
Conclusão
Um fechamento complicado muitas vezes começa com pequenos problemas que ninguém acompanhou.
Dividir a conferência das ocorrências durante o mês pode ajudar a organizar o trabalho do Departamento Pessoal e tornar o fechamento do ponto mais tranquilo.