Muitas empresas continuam utilizando sistemas de controle de ponto instalados há vários anos.
Em alguns casos, o equipamento ainda funciona normalmente. O problema é que a tecnologia e as necessidades da empresa mudaram.
Novas formas de trabalho, equipes externas, aplicativos, banco de horas e integração com o Departamento Pessoal passaram a exigir soluções mais completas.
Se o controle da jornada está consumindo muito tempo ou gerando retrabalho, talvez seja o momento de avaliar uma atualização.
Neste artigo, você vai conhecer 5 sinais de que sua empresa pode estar precisando modernizar o sistema de controle de ponto.
1. O fechamento da folha demora mais do que deveria
Um dos primeiros sinais de que existe um problema é quando o Departamento Pessoal precisa gastar muito tempo corrigindo informações todos os meses.
Imagine ter que conferir manualmente:
- marcações esquecidas;
- horários divergentes;
- horas extras;
- atrasos;
- faltas;
- banco de horas;
- alterações de escala.
Quando essas situações acontecem com frequência, o fechamento da folha pode ficar mais demorado.
Um sistema de controle de ponto deve ajudar a organizar essas informações e facilitar a conferência.
Veja também:
Fechamento da folha atrasado: quando o problema começa no controle de ponto
2. O sistema não acompanha o crescimento da empresa
Sua empresa tinha poucos funcionários e hoje possui dezenas ou centenas?
Possui novas filiais?
Criou equipes externas?
Passou a atender clientes em diferentes cidades?
Quando a estrutura da empresa cresce, o sistema de controle de ponto também precisa acompanhar essa evolução.
Uma solução que funcionava bem para uma empresa pequena pode se tornar limitada quando a operação aumenta.
Por isso, antes de trocar o sistema, avalie se ele consegue acompanhar:
- crescimento do número de funcionários;
- novas unidades;
- diferentes jornadas;
- equipes externas;
- diferentes escalas;
- novas necessidades do Departamento Pessoal.
Para empresas com funcionários distribuídos em diferentes locais, veja também:
Controle de ponto para empresas com funcionários em diferentes locais
3. Os colaboradores não conseguem consultar suas informações
Outro sinal importante é quando o funcionário depende exclusivamente do Departamento Pessoal para saber informações básicas sobre sua jornada.
Em soluções mais modernas, dependendo da estrutura contratada, o colaborador pode ter acesso a informações como:
- registros de ponto;
- espelho de ponto;
- banco de horas;
- ocorrências;
- jornada;
- informações disponibilizadas pela empresa.
Isso pode reduzir dúvidas e facilitar a comunicação entre colaboradores, gestores e Departamento Pessoal.
Para empresas que utilizam soluções digitais, também pode ser interessante avaliar a possibilidade de acesso por aplicativo.
Veja:
Relógio de Ponto ou Aplicativo: qual é a melhor escolha para sua empresa?
4. Existem muitas planilhas paralelas
Esse é um dos sinais mais claros de que alguma coisa precisa ser analisada.
Se parte das informações está no sistema de ponto, outra parte está em Excel, outra em mensagens e outra em anotações, o processo começa a ficar difícil de administrar.
A empresa pode acabar mantendo controles paralelos para:
- banco de horas;
- horas extras;
- compensações;
- faltas;
- ajustes;
- escalas;
- ocorrências.
Quanto mais informações ficam espalhadas, maior pode ser o trabalho para conferir tudo no fechamento.
O ideal é centralizar o máximo possível das informações em uma solução adequada à realidade da empresa.
5. O suporte técnico é limitado
Um sistema pode funcionar bem durante anos, mas quando surge um problema é importante saber com quem contar.
Imagine que o relógio pare de comunicar.
Ou que o sistema apresente uma dificuldade justamente durante o fechamento da folha.
Se o suporte demora dias para responder, o problema deixa de ser apenas técnico e passa a afetar a rotina da empresa.
Por isso, ao avaliar uma nova solução, não considere somente o equipamento ou o software.
Avalie também:
- atendimento;
- suporte técnico;
- implantação;
- treinamento;
- atualização;
- orientação;
- acompanhamento após a instalação.
Seu sistema ainda funciona. Então precisa ser trocado?
Não necessariamente.
Esse é um ponto importante.
Modernizar o controle de ponto não significa obrigatoriamente substituir todos os equipamentos existentes.
Em determinadas situações, pode ser possível manter parte da estrutura e atualizar o sistema de gestão, dependendo da compatibilidade dos equipamentos e da solução escolhida.
Por isso, antes de comprar tudo novamente, vale fazer uma avaliação técnica.
Às vezes, o problema está no software.
Em outros casos, o equipamento já não atende às necessidades atuais.
E também existem situações em que a melhor solução é modernizar toda a estrutura.
Como saber se chegou a hora de modernizar?
Faça estas perguntas:
O fechamento da folha está demorando demais?
O Departamento Pessoal depende de várias planilhas?
A empresa cresceu e o sistema não acompanhou?
Existem funcionários trabalhando em diferentes locais?
Os colaboradores não conseguem consultar suas informações?
O suporte técnico é demorado?
O sistema apresenta limitações que antes não existiam?
Se você respondeu sim para várias dessas perguntas, vale a pena avaliar alternativas.
E se a empresa utiliza banco de horas?
O banco de horas é outro ponto que merece atenção.
Quanto maior a quantidade de funcionários e jornadas diferentes, mais importante é acompanhar corretamente créditos, débitos e compensações.
Um sistema adequado pode facilitar esse acompanhamento e reduzir a necessidade de controles paralelos.
Veja:
Banco de horas: onde as empresas mais erram no controle das horas
E quando o funcionário esquece de registrar o ponto?
Mesmo com um sistema moderno, ocorrências podem acontecer.
Um funcionário pode esquecer de registrar uma entrada, saída ou intervalo.
O importante é que a empresa tenha uma forma organizada de identificar e tratar essas ocorrências.
Veja também:
Funcionário esqueceu de bater o ponto. O que fazer?
A Portaria 671 também deve ser considerada
Ao modernizar o controle eletrônico de jornada, a empresa também deve considerar as regras aplicáveis ao sistema escolhido.
A Portaria 671 estabelece requisitos relacionados aos sistemas eletrônicos de registro de ponto e contempla modalidades como REP-C, REP-A e REP-P.
Por isso, trocar um sistema antigo por uma solução mais moderna não deve ser apenas uma decisão baseada em tecnologia.
É importante avaliar a modalidade, os requisitos aplicáveis, a documentação e a estrutura necessária para a operação.
Saiba mais:
Portaria 671: como ela impacta o controle de ponto nas empresas
O que avaliar antes de trocar o sistema?
Antes de tomar uma decisão, faça uma análise da realidade da empresa.
Número de funcionários
A solução precisa suportar o tamanho atual da equipe e o crescimento esperado.
Locais de trabalho
Verifique se todos trabalham em um único endereço ou se existem equipes externas e diferentes unidades.
Forma de registro
Avalie se a empresa precisa de relógio de ponto, aplicativo ou uma combinação de soluções.
Departamento Pessoal
Analise quanto tempo a equipe gasta atualmente para conferir e tratar as informações.
Banco de horas
Verifique como os créditos, débitos e compensações são controlados.
Suporte
Entenda como funciona o atendimento quando existe algum problema.
Integração
Avalie se a solução facilita a rotina do Departamento Pessoal e o fechamento da folha.
Trocar agora ou esperar?
Esperar pode parecer mais barato, mas é importante calcular o custo do problema atual.
Se o Departamento Pessoal perde várias horas todos os meses corrigindo informações, existe um custo operacional.
Se gestores precisam conferir planilhas manualmente, também existe um custo.
Se os colaboradores não conseguem consultar suas informações, surgem dúvidas e retrabalho.
Se o suporte técnico é insuficiente, pequenos problemas podem se transformar em grandes transtornos.
Por isso, a pergunta não deve ser apenas:
“Quanto custa trocar o sistema?”
Também é importante perguntar:
“Quanto custa continuar trabalhando com um sistema que não atende mais às necessidades da empresa?”
Dica da Suporte Relógio Ponto
Antes de trocar seu relógio de ponto ou sistema de gestão, faça uma avaliação da estrutura atual.
Talvez seja necessário substituir o equipamento.
Talvez seja suficiente modernizar o software.
Ou talvez a empresa precise de uma solução completamente diferente.
A melhor decisão é aquela baseada na realidade da operação.
Perguntas frequentes
Preciso trocar o relógio de ponto se ele ainda funciona?
Não necessariamente. Dependendo do modelo, da compatibilidade e da solução utilizada, pode ser possível manter o equipamento e modernizar parte da estrutura.
Um sistema antigo pode continuar funcionando?
Pode, mas é importante avaliar se ele continua atendendo às necessidades atuais da empresa e às soluções disponíveis.
Quando vale a pena trocar o sistema de ponto?
Quando ele gera retrabalho, limita o crescimento, dificulta o acesso às informações ou oferece suporte insuficiente, vale fazer uma avaliação.
É melhor relógio de ponto ou aplicativo?
Depende da realidade da empresa. Equipes fixas podem se beneficiar de um relógio, enquanto equipes externas podem precisar de soluções móveis. Algumas empresas podem utilizar diferentes formas de registro.
É possível modernizar sem trocar tudo?
Em alguns casos, sim. É necessário verificar a compatibilidade dos equipamentos existentes com a solução que será implantada.
A Suporte Relógio Ponto pode avaliar sua estrutura
A Suporte Relógio Ponto atende empresas de Porto Alegre, Canoas, Gravataí, Cachoeirinha, Novo Hamburgo, São Leopoldo, Esteio, Sapucaia do Sul, Viamão, Guaíba e outras cidades da região.
Trabalhamos com equipamentos de controle de ponto e soluções de gestão como o Secullum RH, auxiliando empresas na escolha, implantação, configuração, treinamento e suporte.
Se você sente que seu sistema de ponto está ficando limitado, podemos avaliar a estrutura atual antes de indicar uma mudança.
Conclusão
Um sistema de controle de ponto deve facilitar a gestão da jornada, e não criar obstáculos.
Se o fechamento da folha está demorando, existem muitas planilhas paralelas, a empresa cresceu, os colaboradores não conseguem consultar suas informações ou o suporte técnico deixou de atender às necessidades da operação, talvez seja o momento de modernizar.
E modernizar não significa necessariamente trocar tudo.
O primeiro passo é entender onde está o problema e qual solução realmente faz sentido para a empresa.
Uma avaliação correta pode evitar gastos desnecessários e ajudar a empresa a encontrar uma estrutura mais eficiente para o controle da jornada.