Entenda os problemas causados pela falta de controle das horas extras e como organizar a jornada dos colaboradores de forma mais eficiente.
Horas extras sem controle: quando a empresa começa a perder a organização da jornada
“Pode ficar mais uma horinha para terminar?”
A frase parece simples.
Em muitas empresas, porém, ela acontece várias vezes durante a semana.
Um funcionário fica uma hora a mais.
Outro chega mais cedo.
Outro trabalha durante um período que deveria ser de descanso.
No final do mês, surge a pergunta:
quantas horas extras cada colaborador realmente realizou?
Quando o controle começa a ficar complicado
O problema aparece principalmente quando as informações são registradas de formas diferentes.
Uma parte fica no relógio.
Outra em uma planilha.
Outra é comunicada ao gerente.
E algumas informações acabam apenas na memória de alguém.
É nesse momento que o controle da jornada começa a perder eficiência.
Caso Prático
Carlos administra uma distribuidora em Parobé.
Em determinados dias, a equipe do estoque precisa permanecer mais tempo para finalizar os pedidos.
Durante algum tempo, Carlos controlava as horas extras em uma planilha.
O problema era que os funcionários também registravam o ponto no relógio.
No final do mês, Carlos precisava comparar as duas informações.
Quando aparecia uma diferença, precisava investigar o motivo.
A empresa percebeu que o problema não era a quantidade de horas extras.
Era a falta de centralização das informações.
Horas extras precisam ser acompanhadas
O controle adequado permite identificar:
- quem realizou horas adicionais;
- quando elas aconteceram;
- quantas horas foram realizadas;
- como essas horas serão tratadas;
- se existe banco de horas;
- se há necessidade de conferência.
Isso facilita o trabalho do gestor e do Departamento Pessoal.
E se a empresa trabalha com banco de horas?
Nesse caso, a organização se torna ainda mais importante.
As horas realizadas podem entrar no saldo do colaborador conforme as regras aplicáveis.
Depois, podem ocorrer compensações.
Sem um controle adequado, fica muito mais difícil acompanhar o histórico.
O problema de deixar tudo para o fechamento
Esse é um dos maiores erros.
No último dia do mês, descobrir que existem divergências significa correr atrás de informações quando o prazo já está apertado.
A melhor estratégia é acompanhar durante o mês.
Dica da Suporte Relógio Ponto
Crie uma rotina de acompanhamento semanal.
Não espere a folha chegar para descobrir o que aconteceu com a jornada.
Um bom sistema deve ajudar o gestor a visualizar as situações que precisam de atenção.
Perguntas Frequentes
Como controlar horas extras?
O ideal é utilizar um sistema de registro de jornada que permita acompanhar as marcações e gerar relatórios para conferência.
Toda hora extra precisa ser paga?
A forma de tratamento depende da situação e das regras trabalhistas e acordos aplicáveis à empresa.
O banco de horas pode ser utilizado para compensação?
Pode, desde que observadas as regras aplicáveis e o instrumento utilizado pela empresa.
O sistema calcula automaticamente as horas?
Sistemas de controle de jornada podem realizar cálculos conforme as configurações estabelecidas.
A realidade das empresas da região
Uma empresa de Parobé pode possuir necessidades diferentes de uma loja em Novo Hamburgo ou de uma indústria em São Leopoldo.
Mas todas precisam responder à mesma pergunta:
“Temos controle sobre as horas trabalhadas?”
Se a resposta depender de várias planilhas, talvez seja hora de rever o processo.
Conclusão
Horas extras fazem parte da rotina de muitas empresas.
O problema começa quando ninguém consegue visualizar claramente o que foi realizado.
Um controle organizado transforma as marcações em informações que podem ser conferidas e administradas.