Entenda como problemas no controle de ponto podem atrasar o fechamento da folha e como organizar melhor as informações da jornada.
Fechamento da folha atrasado: quando o problema começa no controle de ponto
É fim de mês.
O Departamento Pessoal precisa fechar a folha.
Mas ainda existem funcionários sem justificativa, horas extras pendentes e registros que precisam ser conferidos.
O responsável começa a enviar mensagens para os gestores.
Depois procura os funcionários.
Abre planilhas.
Confere o relógio.
Volta para a planilha.
E o fechamento vai ficando para depois.
Se essa cena parece familiar, talvez o problema não esteja na folha.
Pode estar no controle de ponto.
Quando o ponto vira um gargalo
O fechamento da folha depende de informações organizadas.
Se os registros da jornada estão incompletos, o Departamento Pessoal precisa gastar tempo descobrindo o que aconteceu.
Isso pode envolver:
- marcações faltantes;
- horas extras;
- atrasos;
- faltas;
- banco de horas;
- alterações de jornada;
- intervalos.
Quanto mais situações precisam ser verificadas manualmente, maior o trabalho.
Quando o banco de horas não é acompanhado corretamente durante o mês, as divergências podem se acumular e dificultar o fechamento da folha. Veja também onde as empresas mais erram no controle das horas.
Caso Prático
Renata trabalha no administrativo de uma empresa de transporte em Campo Bom.
Todos os meses, nos dias de fechamento da folha, ela precisava reunir informações dos motoristas e da equipe administrativa.
Alguns horários estavam no sistema.
Outros eram enviados pelos supervisores.
Algumas justificativas chegavam por mensagem.
Renata passava boa parte do fechamento apenas conferindo informações.
A empresa percebeu que precisava mudar o processo.
O objetivo não era trabalhar mais rápido no último dia.
Era organizar melhor a informação durante todo o mês.
O segredo está no acompanhamento
Um erro comum é pensar que o controle de ponto só precisa ser analisado no final do período.
Na realidade, acompanhar as ocorrências ao longo do mês pode facilitar bastante o fechamento.
Se um funcionário esqueceu uma marcação hoje, o responsável pode verificar a situação enquanto todos ainda lembram do que aconteceu.
Um sistema pode ajudar
Com uma solução de controle de jornada, o gestor pode acompanhar informações como:
- marcações;
- atrasos;
- faltas;
- horas extras;
- banco de horas;
- inconsistências.
Isso permite que o Departamento Pessoal concentre seu trabalho na análise, em vez de passar o mês inteiro procurando informações.
Dica da Suporte Relógio Ponto
O fechamento da folha começa muito antes do último dia do mês.
Crie uma rotina de acompanhamento.
Quanto mais organizada estiver a jornada durante o mês, mais tranquilo tende a ser o fechamento.
Perguntas Frequentes
O controle de ponto interfere no fechamento da folha?
Sim. As informações da jornada podem ser utilizadas para conferência de horas trabalhadas, adicionais, faltas e outras ocorrências.
Como reduzir o retrabalho no fechamento?
Uma das formas é acompanhar as inconsistências durante o mês e utilizar um sistema que centralize as informações.
Quem deve acompanhar as ocorrências?
Isso depende da estrutura da empresa. Pode ser responsabilidade do gestor, RH ou Departamento Pessoal.
Uma empresa pequena também pode ter esse problema?
Sim. Mesmo uma equipe pequena pode gerar retrabalho quando os registros são controlados manualmente.
Um exemplo simples
Uma empresa de Campo Bom com poucos funcionários pode pensar que uma planilha é suficiente.
Mas, conforme a equipe cresce, surgem diferentes horários, horas extras, faltas e compensações.
O método que funcionava no início pode deixar de ser eficiente.
Por isso, o sistema deve acompanhar o crescimento da empresa.
Conclusão
Quando o fechamento da folha atrasa todos os meses, vale a pena olhar para o processo anterior.
Talvez o problema não esteja no Departamento Pessoal.
Talvez esteja na forma como a jornada está sendo registrada e acompanhada.
Organizar o controle de ponto é uma das maneiras de tornar todo o processo mais previsível.